Assistant(e) de la direction juridique et assurances h/f

Description du poste

Intitulé de la fonction / poste

Assistant(e) de la Direction Juridique et Assurances H/F

Type de contrat

Durée indéterminée

Nature de contrat

Temps plein

Statut

Employé / Technicien / Agent de Maîtrise / Maîtrisé (CH)

Votre mission

Missions de l’assistant(e) de la Direction Juridique et Assurances :

1. Secrétariat juridique de la DJA (formalités auprès du greffe (kbis etc…), auprès des CAC (docs de gestion prévisionnelle), MàJ fiche SPIE SA (application Dilitrust)….

2. Gestion des agendas

3. Correction et mise en page de documents, courriers, présentations (en anglais et en français)

4. Organisation des déplacements, réunions (dont réunions des Conseils d’administration), conventions annuelles, …

5. Gestion des notes de frais, absences (congés, RTT)

6. Suivi des abonnements de la DJA

7. Réception de courriers/dépôts d’actes d’huissiers : affaires/contentieux à identifier pour transmission aux filiales (suivi d’un tableau Excell).

8. Mise à jour du site intranet du Groupe

Missions plus particulières :

9. Budget
- Gestion des bons de commande (création et suivi sur IFS)
- Suivi et contrôle des factures (traitement et rapprochement des bons de commandes sur IFS)
Suivi du budget (rapprochement des factures et des comptes analytiques)
10. Gouvernance
- Co-administrateur de l’outil documentaire du Conseil d’administration : Diligent
- Réception des documents pour les Boards (enregistrement et suivi dans Diligent et réseau interne)
- Convocations des membres des Conseils d’administration
- Registre de présence
- Suivi des traductions des PV des Conseils d’administration
- Transcription des PV Boards et AG sur les registres
- Tenue à jour de la liste des contacts « membres du Board »
- Gestion des notes de frais des administrateurs

11. Liste des initiés du Groupe
- Tenue de la liste à jour (liste générale « en cours et sorties ») et liste outlook
- Suivi des courriers d’entrées/sorties


Votre profil

Vous possédez plus de 10 ans d'expérience en assistanat de direction, idéalement dans un environnement juridique et/ou d'assurances.

Rigoureux(se) et organisé(e), vous excellez dans la gestion des priorités et le respect des délais.

Vous maîtrisez parfaitement l'anglais, tant à l'écrit qu'à l'oral.

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Ile de France, CERGY-PONTOISE

Lieu de travail

Campus Saint-Christophe - Europa - 10 Avenue de l'Entreprise 95863 Cergy-Pontoise

Travailler chez SPIE

Pourquoi nous rejoindre ?

Rejoindre SPIE, c'est aussi..

12. Mutuelle et Couverture Familiale Avantageuses : Nous offrons une mutuelle avec une couverture familiale à un prix avantageux, avec 60% de la prime prise en charge par la société.
13. Congé d'Ancienneté : Votre loyauté et votre engagement sont récompensés aux congés supplémentaires d'ancienneté.
14. Programme Share for You : Vous avez l'opportunité de devenir actionnaire de SPIE grâce à notre programme d'actionnariat salarié, vous permettant de participer aux succès de l'entreprise.
15. Augmentation Annuelle : Nous valorisons votre contribution et votre développement professionnel avec des augmentations salariales annuelles.
16. Restaurant d'Entreprise : Profitez d'un restaurant d'entreprise à un prix avantageux.
17. Promotion de l'Équité et de l'Inclusion : Chez SPIE, nous croyons en la diversité, l'équité et l'inclusion. Nous nous engageons à créer un environnement de travail où chacun est valorisé, respecté et inclus.
18. Belles Perspectives d'Évolution : En tant que groupe international, SPIE offre des opportunités exceptionnelles d'évolution de carrière. Vous aurez la possibilité de développer vos compétences et d'explorer de nouvelles perspectives au sein de notre réseau.
19. Télétravail : 2 jours par semaine.

En plus de ces avantages, SPIE propose un environnement de travail stimulant, des opportunités de développement professionnel et la chance de contribuer à des projets innovants dans le domaine de l'énergie et des services.

Critères candidat

Niveau d'étude recherché

D-BAC+2 ou équivalent (FR) / 4ième degré de l'enseignement secondaire (BE)

Expérience minimum

10 ans ou plus

Langue(s) de travail

20. Français (E-Bilingue ou Langue Maternelle)
21. Anglais (D-Maitrise professionnelle complète)
22. Allemand (C-Maitrise professionnelle usuelle)