Référence CSP: 2024-1526562
Le/la titulaire aura la charge d'assurer le secrétariat des 3 bureaux de la sous-direction:
- Filtrage téléphonique des chef(fe)s du bureau
- Gestion des agendas des chef(fe)s de bureau
- Gestion des boîtes institutionnelles
- Gestion des missions (réservation, ordre de mission et états de frais) des agents du bureau, de la mission des affaires européennes et internationales, de la mission développement durable et des personnes invitées aux réunions et groupes de travail (Via le logiciel CHORUS DT).
- Gestion des commandes de fournitures
- Suivi des notes cabinets et de la préparation des rdv ministres/cabinets sur les tableaux de suivi sur le serveur commun
- Suivi des courriers arrivés et départs via le logiciel ELISE et des tableaux de suivi sur le serveur commun,
- Suivi des questions écrites - attribution, suivi des courriers via le logiciel REPONSES et tableaux de suivi sur le serveur commun
- Suivi des questions parlementaires - attribution et suivi des courriers et tableaux de suivi sur le serveur commun
- Suivi et enregistrement des parapheurs- vérification de leur présentation - forme administrative et tableaux de suivi sur le serveur commun.
- Suivi et transmission de documents DRHAG - DSMG aux agents du bureau
- Suivi des crédits liés aux déplacements
- Suivi des congés des agents des bureaux - tableaux de suivi sur le serveur commun
- Appui au suivi administratif des dossiers de financement des associations (convention) et appels à projets
Il/Elle pourra s'appuyer, pour ses missions, sur l'assistante du sous-directeur. Il/Elle pourra être amené à remplacer l'assistante du sous-directeur pendant ses congés.
Activités annexes :
- Soutien administratif et logistique pour l'organisation des réunions de travail (envoi de convocations, lister les réponses, demande de carte de cantine ELIOR et fiche accueil)
- Réalisation et mise à jour de bases de données
- Réalisation de dossiers pour réunions ou groupes de travail
- Classement et archivage
Experience: Débutant accepté
Administration Centrale MENJ - MESR
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.