Responsable de gestion documentaire

Qui sommes-nous ?

Acteur reconnu dans le domaine du conseil en ingénierie, agap2 accompagne ses clients, des PME aux grands groupes industriels, grâce à son expertise métier dans plus de 10 secteurs d’activité : Énergie (Oil & Gas, Nucléaire, Thermique, Énergies Nouvelles…), Industrie Aéronautique, Spatial & Défense, Automobile, Life Sciences, BTP, etc.

Dans le cadre du développement de nos activités dans le secteur Energie Verte, Défense et Manufacturing, nous recherchons un(e) Gestionnaire Documentaire Projet pour intervenir auprès de l’un de nos clients industriels majeurs, avec une mission basée à Dordogne (24) .

Pour agrandir l’équipe, nous recherchons une personne rigoureuse, organisée et dotée d’un fort esprit de service, prête à intervenir en tant que consultant(e) auprès de nos clients.

Votre mission :

Rattaché(e) au département Support et Contrôle Projets, vous interviendrez en appui direct au Chef de Projet, aux ingénieurs et aux techniciens dans le pilotage et la maîtrise des flux documentaires.

Administration de la GED (Gestion Électronique Documentaire)

* Garantir l’application des standards documentaires du projet
* Assurer l’enregistrement, le classement et l’archivage des documents dans une base de gestion documentaire (type Mezzoteam )
* Gérer les workflows de validation et le suivi des VISA
* Administrer l’annuaire documentaire et les droits d’accès
* Élaborer et mettre à jour les listes documentaires :
* Liste des documents applicables et de référence
* Liste des documents à émettre / émis
* Suivi des données d’entrée
* Organiser le transfert documentaire vers le client
* Former et assister les utilisateurs dans l’utilisation de la GED

Assistance et secrétariat technique de projet

* Accueil physique et téléphonique, gestion des accès
* Gestion des courriers et emails « arrivée » / « départ »
* Enregistrement et archivage des correspondances
* Organisation des réunions et événements (convocations, réservation de salles, visioconférences, logistique)
* Rédaction, compilation, enregistrement et diffusion des comptes rendus
* Suivi et relance des actions auprès des parties prenantes

Vous jouerez un rôle clé dans le respect des standards liés aux échanges documentaires et à la gestion des données, notamment sensibles, au sein du projet.

Votre profil :

* Formation Bac +2 à Bac +5 en gestion documentaire, assistanat technique ou gestion de projet
* Expérience significative en gestion documentaire projet, idéalement en environnement industriel
* Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
* Expérience sur des outils de GED (la connaissance de Mezzoteam est un plus)
* Rigueur, organisation et sens des priorités
* Capacité à travailler en interface avec des équipes techniques
* Sens de la confidentialité et respect des procédures

Nous rejoindre, c’est…

* Intervenir sur des projets industriels stratégiques
* Monter en compétences sur des environnements techniques exigeants
* Évoluer régulièrement sur de nouveaux projets et secteurs
* Accéder rapidement à des responsabilités
* Être acteur du développement d’agap2 : identification d’opportunités, cooptation, participation aux événements d’agence

Rejoindre l’aventure agap2, ça ne se raconte pas, ça se vit au quotidien au sein de nos agences et lors des nombreux événements organisés chaque mois !