Mission Au sein de l’Observatoire des sciences de l’univers en région centre, vous traitez les dossiers liés à la scolarité, notamment les inscriptions administratives et pédagogiques. À ce titre, vous élaborez des tableaux de suivi pour les enseignants, délivrez les cartes d’étudiant, accueillez les étudiants et gérez les réservations de salles. De plus, vous participez à la saisie des emplois du temps en collaboration avec la personne responsable, dans le respect des maquettes d’enseignement. Par ailleurs, vous contribuez aux opérations de gestion de la scolarité et prenez part aux travaux préparatoires, notamment à la vérification administrative et pédagogique des dossiers des vacataires ainsi qu’au contrôle des pièces justificatives. Enfin, vous assurez la gestion et le suivi des conventions de stage et développez les relations et partenariats avec les acteurs du monde socio-économique, de l’enseignement et de la recherche. Activités principales - Accueillir et informer les étudiants. - Assurer la réservation des salles ; - Effectuer les inscriptions administratives sur APOGEE et son suivi ; - Etablir des tableaux de suivi des inscriptions pédagogiques à destination des enseignants ; - Apporter une aide lors de la préparation des jurys : convocations aux membres des jurys, réservation de salle, saisie des notes sur les fichiers Excels ; - Effectuer le suivi administratif des étudiants (dossier papier et numérique) ; - Participer à la saisie des plannings des salles et les emplois du temps des formations dispensées à l’OSUC et effectuer quotidiennement les mises à jour ; - Participer aux différentes campagnes d’admissions sur e-candidat et Etudes en France ; - Créer de trombinoscopes des étudiants à destination des enseignants ; - Effectuer le classement et l’archivage obligatoire de documents concernant le domaine de la scolarité ; - Etablir des tableaux de suivi à destination des enseignants (inscriptions administratives, inscriptions pédagogiques, stages …) ; - Instruire les demandes de stages et rédiger les conventions via l’application dédiée ; - Informer les étudiants sur la règlementation des stages ainsi que sur les démarches à effectuer dans le respect du calendrier des stages ; - Saisir des conventions de stages des étudiants inscrits à l’OSUC dans l’application Move’On ; - Planifier les soutenances de stages ; - Mise à jour et suivi de la base de données des contacts extérieurs de l’OSUC ; - Instruire et suivre les demandes de mobilités entrantes et sortante des étudiants de l’OSUC. Formation préparée et expérience professionnelle Formation BAC 2 accueils, secrétariat, service aux usagers (194) Compétences et qualités requises Bon sens de l’organisation et de la gestion des priorités Aisance dans la communication écrite et orale Appétence pour le travail en équipe et le contact avec le public Discrétion, notamment dans la gestion d’informations administratives et personnelles Maîtrise de base des outils bureautiques (Word, Excel, mail pro) Savoir rendre compte de l’avancée de son travail à sa hiérarchie Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. jusqu’au 13/04/2026.
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