Détails de l'offre
Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Au sein du cabinet du maire qui comporte une autre assistante vous aurez les missions suivantes:
- Organisation de la vie du maire
- Réalisation et mise en forme de travaux bureautique
- Accueil physique et téléphonique au cabinet du maire
- Organisation et planification de réunion Missions / conditions d'exercice Organisation de la vie du maire
- Organisation et gestion de l’agenda du maire
- Organiser les déplacements du maire
- Transmettre les messages
Réalisation et mise en forme de travaux bureautique
- Prendre des notes et mettre en formes tous type de documents
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenue divers
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers
- Réaliser et diffuser la revue de presse
Accueil physique et téléphonique au cabinet du maire
- Recevoir, filtrer et transmettre les appels, messages téléphoniques et courriers
- Renseigner les interlocuteurs et relayer vers la personne compétente si nécessaire
Organisation et planification de réunion et d’évènements protocolaire
- Assurer l’organisation logistique d’une réunion ou d’une manifestation
- Transmettre les convocations
- Prendre des notes et rédiger des comptes rendus
- Participer à l’organisation des différents évènements protocolaires
Situation fonctionnelle
- Sous l’autorité du directeur de cabinet
Conditions d’exercice de l’emploi
- Travail en bureau
- Horaires fixes
- Travail en soirée pour certaines manifestations
- Respect des obligations de réserve et de confidentialité
Autonomie – Responsabilité
-Sous l’autorité du responsable de service
Relations fonctionnelles
- Relations directes avec les élus
- Relations fréquentes avec la population
- Relations fréquentes avec la direction générale
Moyens techniques
- Outils bureautiques Profils recherchés Savoirs
- Connaissance du fonctionnement des collectivités
- Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power point,…)
- Technique de secrétariat
- Tableau de bord et outils de planification
Savoir-être
- Respect des obligations de neutralité et de discrétion professionnelle
- Garant d’une éthique de service public, du respect des textes, de la qualité d’accueil des usagers
- Sens de l’organisation, rigueur
- Esprit d’initiative
- Sens du relationnel et maitrise de soi
- Savoir travailler en équipe
- Autonomie
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