Adjoint des cadres bilingue (français/anglais) - h/f

Le poste

Contexte

EUSTAR (EU Scleroderma Trials and Research) est une organisation scientifique internationale à but non lucratif, dédiée à l’amélioration des soins, de la recherche clinique et de l’enseignement dans le domaine de la sclérodermie systémique.

Composée de centres cliniques répartis dans le monde entier, EUSTAR promeut des actions collaboratives à large échelle, soutenues par des institutions académiques, industrielles et associatives.

Le board EUSTAR supervise les projets scientifiques, stratégiques et pédagogiques de l’organisation.

Dans le cadre de son développement, EUSTAR recrute une assistante bilingue pour accompagner le président, Pr Marie Elise Truchetet, dans ses activités quotidiennes et coordonner des projets internationaux.

Ce poste sera basé dans le service de Rhumatologie du CHU de Bordeaux, hôpital Pellegrin. Télétravail possible après 6 mois minimum dans le poste. Des déplacements ponctuels en Europe à prévoir.

Missions générales/Activités

Gestion de l’agenda et des réunions

1. Assurer la gestion de l’agenda du président d’EUSTAR (rendez-vous, priorisation, coordination) Organiser et planifier les réunions internes (notamment les réunions bi-hebdomadaires du board) et externes (avec centres, industriels, partenaires) Préparer les ordres du jour, envoyer les invitations et les documents supports Rédiger et transmettre les comptes rendus sous 24h pour validation Mettre en place les réunions conjointes EUSTAR/WSF (Zoom, ordres du jour, enregistrements)

Support aux activités internationales

Maintenir le contact avec les centres EUSTAR dans le monde : suivi administratif, demandes de mise à jour, appui à l’enregistrement de nouveaux centres Superviser le processus de soumission des documents d’éthique pour les nouveaux centres Mettre à jour les fichiers de contacts et les bases de données (Excel, SharePoint),assurer leur fiabilité et leur accessibilité

Communication et site web

Maintenir et gérer les accès administratifs au site EUSTAR Coordonner l’envoi de la newsletter mensuelle : relances, relecture, publication (avec Alberto) Superviser les communications validées sur les réseaux sociaux Gérer les échanges d’information entre le board et les partenaires extérieurs

Soutien administratif général

Appuyer ponctuellement l’équipe financière et les responsables scientifiques Assurer le classement et l’archivage numérique de l’ensemble des documents Participer au bon fonctionnement des projets collaboratifs, en lien avec le trésorier pour les relations industrielles Veiller au respect des échéances et au bon déroulement logistique des projets

Profil recherché

SAVOIR-FAIRE

• Être organisé

• Définir les priorités et les hiérarchiser

•Savoir planifier un projet et assurer la gestion de projet

• Fixer des objectifs et évaluer les résultats

• Excellente maîtrise de l’Anglais (parlé et écrit)

• Esprit de synthèse

• Travailler en équipe

• Maîtriser les logiciels numériques (Zoom, Outlook, Word, Excel, SharePoint, Google Drive)

• Être force de proposition

• Expérience avérée dans un environnement international, scientifique ou associatif

SAVOIR-FAIRE RELATIONNELS

• Capacité d’adaptation

• Capacité à travailler en équipe

• Discrétion

• Diplomatie

• Travailler avec des interlocuteurs variés

• Participer aux projets transversaux

Éléments nécessaires pour postuler

Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.