Assistant.e du secretariat des elus et du protocole

1. Organisme : Ville de Chambéry

2. Service : Secrétariat des élus et du protocole

3. Date limite de dépôt : 29/06/2025

4. Filière : Administrative

5. Type : O

6. Poste à pourvoir : Dès que possible

7. Catégorie : C

8. Grade : Adjoint administrative

Résumé :

Sous la responsabilité de la Responsable du Secrétariat des Elus et du Protocole, l’assistant.e du secrétariat des élus et du protocole porte en collaboration avec les autres membres de l’équipe, les missions destinées à faciliter l’action des élus et du cabinet du Maire. Il.elle participe directement à l’accueil physique et téléphonique. Il.elle est en charge de missions pour le protocole.

Description :

MISSIONS PRINCIPALES :

Au titre du secrétariat du Maire et des élus:

9. -Gérer et suivre les agendas et les messageries des élus
10. -Préparer des dossiers, faire des recherches, rassembler des documents
11. -Organiser des déplacements
12. -Rédiger et mettre en forme des documents
13. -Contribuer à la gestion et à l’archivage des données, réaliser des recherches
14. -Participer à l’accueil physique et téléphonique

Au titre du service Protocole :

15. -Contribuer à l’activité du service par des missions de secrétariat : saisie de documents, mise à jour de tableaux de bords
16. -Etre en lien et faciliter l’interaction avec les services pour le suivi des réponses aux usagers ou partenaires
17. -Soutenir et s’impliquer dans évènements, veiller à la qualité des invitations, à la exactitudes des publipostages,
18. -Organiser et la gérer l’archivage des dossiers

COMPETENCES REQUISES :

19. •Avoir des compétences rédactionnelles et relationnelles ;
20. •Collaborer en souplesse avec les différents interlocuteurs internes et externes ;
21. •Savoir prioriser et respecter les délais et les procédures ;
22. •Alerter sa hiérarchie si des difficultés non résolues font obstacle à la réalisation des missions ;
23. •Etre en capacité de rendre-compte et de partager les informations avec le cabinet ;
24. •Etre force de propositions pour contribuer à l’amélioration du service ;
25. •Etre en capacité de mener de front plusieurs tâches ;
26. •Savoir gérer plusieurs canaux de communication ;
27. •Faire preuve de rapidité, de réactivité, de courtoisie et d’empathie ;
28. •Etablir une relation d’écoute ;
29. •Faire preuve d’autonomie et de polyvalence ;
30. •Etre rigoureux.se ;
31. •Participer à la continuité du service assurée du lundi matin au vendredi après-midi par l’équipe du cabinet et du secrétariat des élus ;
32. •Travail en binôme.

Renseignements auprès de Karine MONTOYA au 04 79 60 23 67

Date limite de dépôt des dossiers de candidatures (lettre de motivation + curriculum vitae à jour) : le 29/06/2025 au soir