Assistant.e administratif·ve patrimoine bâti (h/f)

- Assurer la gestion et le suivi administratif et technique des interventions conduites pour les établissements publics du département par le chargé de Patrimoine bâti et de l’Equipe Mobile d’Ouvriers Professionnels (EMOP)

- Apporter un appui logistique et administratif à la Vie de la Maison de la Région et aux politiques publiques gérées en proximité.

- Appui logistique en polyvalence avec l’assistante de direction

- Accueil des publics



Activités :



Assistance et suivi administratif, comptable, budgétaire et technique : 70 %

- EMOP :

· Centralisation et transmission des demandes de devis aux fournisseurs titulaires de l’accord-cadre,

· Pointage et enregistrement des factures fournisseurs,

· Saisie de l’intégralité des achats en stock (logiciel Gesco),

· Réalisation des relevés des chantiers exécutés,

· Imputation en investissement de certains chantiers réalisés par l’EMOP 18 dans les lycées,

· Relation partenaires et fournisseurs

· Réalisation d’un suivi régulier de l’activité et participation à l’élaboration du bilan d’activité annuel des EMOP

· Gérer les frais de déplacements des personnels de l’EMOP



- Patrimoine Bâti :

· Assurer le suivi administratif et technique des demandes de prestations

· Gérer le suivi administratif des commandes du Conseil régional :

- Effectuer la publicité des marchés publics sur la plateforme dématérialisée de la région.

- Préparer les bons de commande et dossiers MAPA en lien avec le chargé de maintenance

- Notifier les marchés aux entreprises

- Notifier les marchés subséquents à l’entreprise et à l’établissement

- Scanner sous T Achats les dossiers marchés dématérialisés

- Utiliser les procédures et les outils internes de gestion des marchés publics

- Relancer les partenaires pour obtenir des pièces justificatives

- Suivre la correspondance relative aux opérations

- Suivre la facturation (pointage et enregistrement)

· Mettre à jour les bases de données patrimoniales (plans, DOE, carnet de santé)

· Tenir à jour des indicateurs de suivi de l’activité (tableau de suivi budgétaire, marché et travaux)



- Gérer les appels téléphoniques et les messages

- Suivre et assurer l’envoi et le classement du courrier

- Rédiger des courriers

- Effectuer la coordination des agendas

- Informer et renseigner les partenaires extérieurs sur leurs demandes

- Constituer et organiser un mode de classement adapté aux besoins du service

- Suivi des différentes enveloppes budgétaires



Appui à la mise en œuvre des dispositifs des Directions Métiers représentées au sein des MRCVL : 15%


Contribuer au fonctionnement de la Maison de la Région : 15 %

- Appui logistique en polyvalence avec l’assistante de Direction

- Accueillir et orienter les publics (accueil physique, téléphonique et par mail) en polyvalence avec l’assistant.e de gestion administrative Ressources humaines Lycées

- Contribution aux projets transversaux de la Direction

- Participation aux réunions d’équipe




Connaître le champ d’intervention de la Direction des Lycées et de l’Action Educative, le service Appui et Maîtrise d’Ouvrage, la DGTRH, la Direction des Moyens Généraux

Connaître les circuits et procédures internes de la Direction des Lycées et de l’Action Educative

Maîtriser les techniques d'assistanat et les outils bureautiques.
Etre en mesure de s’adapter rapidement à de nouveaux outils informatiques

Connaître les principes des marchés publics
Avoir de bonnes notions de comptabilité publique

Posséder le sens de l’organisation, de la méthode, de la hiérarchisation et de la planification des tâches.
Savoir travailler en équipe et communiquer
Faire preuve de discernement, de réactivité dans les commandes de travail.
Etre autonome et responsable.