Assistant(e) de senior vice-président

Activités

Vous avez un rôle majeur de facilitateur avec des missions diversifiées ; selon votre direction vos missions pourront être les suivantes :

Assistance

* Gestion et coordination proactive de l'agenda du SVP pour optimisation des activités: agenda mouvant et complexe
* Gestion de ses déplacements (ordres de mission, demandes de visas, notes de frais, réservations d'hôtels, transports, ...)
* Gestion des réunions : apporter le support logistique nécessaire à l’organisation de réunions business, techniques et séminaires, préparation des dossiers
* Saisie des temps de travail dans MyCats et approbation pour l’équipe
* Inscriptions formations, colloques et séminaires
* Assure une continuité de service (remplacements mutuels entre Assistant(e)s)
* Coordination de la gestion des incidents techniques et informatiques

Accueil - Evènementiel

* Préparation et accueil des visiteurs de hauts niveaux et délégations étrangères
* Contribution à l'animation de l'open-space du CDEP
* Collaboration dans l’organisation d’évènements de convivialité

Gestion des Achats

* Gestion des fournitures de bureau et petits achats
* Suivi des demandes d'achats

Information /Documentation

* Gestion de bases de données spécifiques au secteur
* Gestion documentaire: numérisation et archivage de documents