Assistant administratif / assistante administrative (h/f)

Vos missions principales
En lien avec l'équipe administrative et les intervenants terrain et sous la responsabilité
directe de l'adjointe au responsable d'agence, vous contribuez activement au bon
fonctionnement administratif de l'agence et à la qualité du service client.

1. Construction et gestion des plannings
Élaborer, optimiser et actualiser les plannings via le logiciel Ximi.
Gérer les absences, les remplacements et les demandes urgentes.
Veiller à la cohérence entre prestations planifiées, réalisées et facturées.

2. Accueil physique et téléphonique
Accueillir les clients, intervenants et visiteurs de manière professionnelle.
Répondre aux appels et orienter efficacement les demandes.
Relayer les informations utiles à l'équipe de terrain.

3. Saisie et suivi administratif dans Ximi
Créer et mettre à jour les dossiers clients et salariés.
Saisir et tracer les événements liés à l'activité (absences, signalements, interventions).

4. Suivi des ventes et contractualisation
Préparer les devis, évaluations, contrats et formulaires.
Suivre les retours, assurer leur bonne réception et classement.
Possibilité de se déplacer ponctuellement chez le client.

5. Participation à la facturation
Vérifier la cohérence des prestations avant facturation.
Préparer les éléments de facturation mensuelle.
Signaler toute anomalie ou incohérence.

Profil recherché

Savoir-faire
Expérience confirmée en gestion de plannings et suivi administratif.
Excellente maîtrise des outils bureautiques et du logiciel Ximi (ou équivalent).
Aisance avec les outils collaboratifs (Google Workspace).
Rigueur, sens de l'organisation, capacité à prioriser et à travailler en autonomie.
Connaissance des systèmes de management qualité appréciée.

Savoir-être
Sens du service et diplomatie.
Savoir adapter sa communication en fonction des interlocuteurs.
Discrétion, fiabilité, esprit d'équipe.
Motivation à s'investir dans un environnement humain et engagé.