Poste
Mission du service / positionnement hiérarchique : Service de formation des enseignants,
Missions principales de l'agent.e : secrétariat pédagogique pour la L3SEM préparation au professorat des écoles, M1 MEEF mention 1er degré, M2 master MEEF 1er degré.
CDD de 6 mois.
Pour les services d'enseignement :
Accueil et gestion courante du service
Accueil et information auprès des étudiants et des enseignants : physique et téléphonique.
Animation du lieu de vie (affichage, interface avec les services prestataire : entretien des locaux, maintenance, logistique...)
Pour les étudiants
Gestion du dispositif de prêt de matériel aux étudiants du master M2E (livres, matériels.)
Suivi de l'état des inscriptions des étudiants, rappel aux retardataires
Aide aux procédures d'inscriptions administratives à l'université
Délivrance des certificats d'inscription, attestation de réussite, etc..
Pour les enseignants
Suivi des plannings, réservation des salles et du matériel.
Organisation du contrôle des absences (préparation et vérification des listes d'émargements, distribution pour chaque séance de cours, archivage, bilan)
Gestion des tirages des polycopiés et photocopies en lien avec le service de reproduction, et réalisation de photocopies in situ.
Assistance aux responsables des trois éléments de formation
Lien avec les fournisseurs (réception des commandes, intervention)
Faciliter la circulation des informations entre tous les acteurs du système : responsables des éléments de formation, enseignants, étudiants, Service de formation des enseignants de la faculté des sciences, pôle de formation des enseignants de l'université Paris-Saclay, Graduate School Education, Formation, Enseignement (GS EFE), INSPE et Rectorat de Versailles
Rédaction et envoi de courriers divers, listes d'étudiants, planning étudiants,
Gestion et suivi des conventions de stages en établissements scolaires (en lien avec l'INSPE et le rectorat)
Veille sur les informations relatives aux inscriptions universitaires,
Passage, suivi et réception des commandes
Secrétariat Apogée
Inscriptions pédagogiques
Recueil et centralisation des notes
Pour le service de formation des enseignants
Gestion des dosiers HCC
Gestion et suivi des dépenses, lien avec le service financier, maitrise des commandes publiques
Réponde à la demande de remontées informationnelles
Participation aux réunions d'information et de coordination des secrétariats pédagogiques des filières d'enseignement
Profil recherché
Connaissance, savoir :
- Maîtrise des logiciels bureautiques (word, Excel, messagerie, ... )
- Utilisation d'un ENT (annonces, dépôt de documents, .... ) via la plateforme e-Campus
- Utilisation des outils numériques propres à l'université
- Connaissance du logiciel Apogée (saisie de notes, édition de PV, édition de relevés de notes)
Savoir-faire :
- Qualités d'organisation et d'autonomie,
- Qualités rédactionnelles (courrier, notes d'information, ... )
- Rigueur et sens de la réserve
Savoir-être :
- Goût des relations publiques (contact avec les étudiants, les enseignants, les services internes,
- Ponctualité, Dynamisme et motivation
Conditions particulières d'exercice (logement, horaires spécifiques, primes, etc.) :
Les vacances et les horaires d'ouverture doivent être fixés en accord avec les contraintes des formations. Les congés devront être pris sur les congés universitaires, les horaires sur cinq jours par semaine sont 8h30-16h00
Être présent.e à chaque début de cours 8h45, 13h15 et 15h45.
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.