Assistante de direction h/f

L'essence de la Délégation générale Jeunesse, éducation, enfance, sports et inclusion est de rendre un service public de qualité et de proximité aux habitants, et plus particulièrement aux plus jeunes, aux plus anciens ainsi qu'aux plus fragiles, grâce à 4 500 agents oeuvrant quotidiennement au service de plus de 650 équipements municipaux.
La Direction de la Petite Enfance, deuxième plus grande direction de la Ville de Lyon, met en oeuvre la politique Petite Enfance « la ville des enfants » à travers la gestion des dispositifs petite enfance et participe activement à l'animation du territoire. Elle gère notamment en direct 48 crèches et 6 Relais Petite Enfance (RPE) municipaux, et assure le suivi 110 équipements associatifs subventionnés, dans le cadre d'une offre d'accueil collectif et familial de près de 5 000 places. La Direction de la Petite Enfance est composée d'un Pôle Territoire et d'un Pôle Ressources

Missions :

Placé sous l'autorité directe de la Directrice de la Petite enfance, vous assurez des missions d'assistante de Direction auprès de la Directrice et des entités directement rattachées à la Direction.
A ce titre, vous assistez et organisez au quotidien la vie professionnelle de la Directrice. Vous assurez l'accueil de la Direction et réalisez des missions de secrétariat administratif et de gestion courante. Vous assurez la gestion, le suivi et la coordination de plusieurs dossiers transversaux pour la Direction. Vous assurez aussi le suivi de l'activité de la Direction et des outils de suivi.
Vous êtes identifiés comme un maillon essentiel au bon fonctionnement de la Direction et à la bonne continuité de l'activité. A ce titre vous travaillez en transversalité et en coordination avec les autres assistantes (Direction et / ou services), vous partagez de manière fluide les informations et les activités. Une continuité d'activité et suppléance sont assurées entre les assistantes et vous travaillez en collaboration avec l'assistant administratif et moyens généraux de la Direction.

Activités principales :

Assiste et organise au quotidien la vie professionnelle de la Directrice et des entités rattachées :
- Assure quotidiennement le suivi et la bonne organisation de l'agenda de la Directrice (anticipation, modification, montage de RV)
- Assure un rôle de veille et de relance auprès de la Directrice sur des échéances ou informations importantes
- Suit, organise, et anticipe l'agenda de la Directrice en veillant à préserver des plages de travail libre
- Organise et planifie des réunions et RDV (invitation et relance, préparation des ordres du jour, préparation des supports) et faire le lien avec l'agent administratif et moyens généraux de la direction sur la gestion logistique de ces réunions (matériel information, accueil café ;.)
- Vous vous assurez de la bonne préparation des salles des réunions (disposition, matériel, micro etc) en lien avec l'assistante administrative et moyens généraux en charge de ces missions.
- Organise les déplacements professionnels : réservations, ordre de mission, remboursements etc.
- Prépare les dossiers nécessaires aux entretiens et RDV de la Directrice
- Prépare des présentations sur différents outils : ppt, canva etc
- Apporte un appui dans toutes les composantes du quotidien de la Direction

Assure l'accueil de la Direction de la Petite enfance, en lien avec l'agent administratif, accueil et moyens généraux :
- Contribue à l'accueil téléphonique et physique, en veillant à la qualité de l'accueil
- Renseigne et oriente les interlocuteurs (physiques, appels, mails etc) et transmet et suit les informations (gestion de 1er niveau)
- Reçoit, filtre et transmet les messages et communications à la Directrice
- Contribue au lien et le suivi avec l'accueil du bâtiment Jaurès, et le guichet unique Lyon en Direct.
- Prépare et organise l'accueil des nouveaux arrivants de la Direction à Jaurès : parcours d'intégration, documents, présentation des outils et G, organisation des visites etc.

Assure des missions et tâches de secrétariat pour la Directrice et les entités rattachées :
- Assure l'enregistrement et le suivi des courriers signalés pour traitement
- Contribue à la gestion et suivi du courrier entrant et sortant en lien avec l'agent référent : réception, enregistrement, suivi, mise en signature, envoi, diffusion
- Gère et suit les parapheurs et autres envois dans les services
- Assurer tous les travaux de secrétariat de direction - rédiger les comptes rendus, mettre en forme des notes, relire des courriers, présentations, rapports aux élus, et tout document administratifs
- Assure le suivi, l'archivage et le classement des documents administratifs sous format papier et/ou dématérialisé
- Assure le suivi du G en lien avec le Correspondant informatique
- Prépare des listings et publipostages sous forme adaptée pour les envois en masse en lien avec la communication) ou la mission GRU (hors crèches)
- Organise et met à disposition les documents administratif (modèles notes, rapports, courriers, présentation, logos etc)

Assure la gestion et coordination administrative et outils de suivi :
- Assure le rôle de référent pour la Direction sur plusieurs missions ressources ou transversales : communication, site intranet, documentation
- Centralise l'ensemble des demandes des directions ressources ou extérieures, coordonne les réponses et en assure le suivi
- Élabore, renseigne, met à jour et diffuse les tableaux de suivi
- Garanti la coordination et délais de réponses des informations demandées
- Tient à jour et actualiser des bases de données, des listings de contacts, les organigrammes etc

Assure le suivi des rapports au Conseil municipal et Commissions :
- Centralise et coordonne la préparation des rapports, en lien avec les chefs de service, assure le suivi du circuit de visas et validation
- Organise et communique le rétroplanning de rédaction et transmission des rapports
- Est garant du respect des délais et calendrier des Assemblées, assure des relances le cas échéant
- Assure les saisines et suivi dans l'outil de gestion des délibérations

Gestion courante de la Direction :
- Appui à l'organisation des manifestations ou événements de la Direction

Activités secondaires :

Suppléance et continuité d'activité des missions d'assistance de Directions et/ou services et gestion des moyens généraux :
- Assurer la continuité de service, quant à la gestion courante, logistique et des moyens généraux de la Direction, en cas d'absence de l'agent administratif référente (courrier, reprographie, vêtement du travail, fournitures et commandes etc.).
- Assure la continuité de service sur des missions urgentes de l'assistante du pôle territoire, en cas d'absence.
- Participe à des groupes de travail spécifique ou réunion dédié aux fonctions d'assistante de direction