L'assistant évènementiel et accueil est en contact avec les parties prenantes de l'ensemble de l'organisation afin de garantir une prestation de services efficace. Il s'agit du premier et du dernier point de contact de chaque employé sur son lieu de travail. Son rôle est d'offrir un parcours sans faille à chaque personne qui visite le site client.
En nous rejoignant, vos missions seront :
* Diriger une expérience d'accueil, de travail et de départ transparente, agréable et de qualité supérieure pour tous ;
* Accueillir les visiteurs et les employés en suivant les protocoles et les processus relatifs aux visiteurs : accueil et enregistrement ;
* Effectuer des visites du site et des inspections du lieu de travail pour s'assurer que l'environnement est maintenu à un niveau sûr et accueillant ;
* Entrer en contact avec les collaborateurs et offrir la meilleure expérience possible sur le lieu de travail ;
* S'assurer du bon état du site (salles de réunion, postes de ravitaillement, coins d'impression, toilettes) et inventaire des fournitures/consommables ;
* Travailler avec l'équipe des installations pour anticiper et résoudre les obstacles à l'environnement de travail ;
* Répondre aux demandes des employés ;
* Participation et organisation d'animations sur le site ;
* Surveiller les normes de service afin de répondre aux attentes et de les dépasser, et rechercher des possibilités d'améliorer l'efficacité des opérations d'accueil et des dépenses ;
* Connaissance des services de l'établissement ;
* Travailler avec la direction de l'établissement et toutes les autres équipes de service pour faciliter l'approche de l'hospitalité dans tous les services ;
* Etablir des contacts étroits avec les partenaires afin de fournir des informations et des réservations aux visiteurs et aux collaborateurs ;
* Organiser les tâches en fonction des priorités ;
* Fournir des rapports quotidiens, hebdomadaires et mensuels ;
* Suivre les procédures de sécurité ;
* Maintenir les manuels à jour ;
* Soutenir l'équipe courrier et l'équipe événementielle si nécessaire (installation du mobilier, réception de la nourriture et des colis) ;
* Ces missions ne sont pas exhaustives.
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