Get Carrières recrute pour l'un de ses clients, une grande entreprise spécialisée dans le génie électrique et intervenant dans des domaines exigeants tels que l'aéronautique, le spatial, et la défense. Actuellement impliquée dans l'ingénierie électrique du Grand Paris, nous recherchons un(e) Assistant(e) Technique / Assistant(e) adminsitratif projet / Assistant(e) d'Affaire (H/F) pour accompagner les équipes projet.
Le poste est basé aux Ulis (91940) 1. Gestion administrative des projets
Préparer, suivre et archiver les documents contractuels liés aux affaires (contrats, avenants, bons de commande, factures).
Maintenir à jour les bases de données documentaires (ex. : GED, outils internes).
Suivre les indicateurs de performance et rédiger des tableaux de bord pour le suivi des projets.
2. Coordination avec les parties prenantes
Gérer les échanges administratifs avec les maîtrises d'oeuvre, co-traitants, sous-traitants et prestataires.
Organiser et suivre les demandes administratives pour les interventions sur chantier (accès, habilitations, autorisations).
Assurer le relais des informations entre le Responsable de Projet, les Chargés d'Affaires et les parties externes.
3. Gestion des démarches qualité et conformité
Veiller à la conformité des dossiers administratifs (contrôles qualité, certifications, audits internes).
Vérifier et suivre les documents techniques et réglementaires nécessaires (attestations, rapports de tests, etc.)
4. Logistique et organisation
Assurer la gestion des plannings des réunions de chantier, comités de pilotage et points d'avancement.
Préparer les salles et les supports pour les réunions (ordre du jour, présentations, compte-rendu).
5. Support opérationnel et communication
Rédiger des courriers, notes de service et comptes-rendus de réunions.
Assurer un rôle de soutien auprès des Chargés d'Affaires et Conducteurs de Travaux.
Participer au suivi budgétaire des projets : vérification des factures.
Gérer les appels et courriels, en priorisant les urgences et en relayant les demandes importantes.
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