Descriptif du poste
Votre mission au sein du Groupement des Mousquetaires ?
Réaliser les opérations courantes de secrétariat liées à la vie du service:
* Prendre en charge l’accueil physique et téléphonique des adhérents et des candidats;
* Enregistrer, trier et dispatcher le courrier;
* Réaliser la grappe et/ou la rédaction et la mise en forme de documents (courriers, notes, rapports…);
* Gérer l’agenda du responsable et du service;
* Suivre et mettre à jour les plannings;
* Planifier et organiser les rendez-vous, réunions, déplacements;
* Organiser les réunions d’équipe: réserver la salle, réserver les repas, envoyer les invitations, diffuser l’ordre du jour, rédiger les comptes-rendus etc….
* Classer et archiver les dossiersen GED.
Suivre l’activité du service:
* Préparer les documents et la logistique des séances du conseil d’agrément et des journées d’information;
* Réaliser le suivi statistique, administratif et financier des activités du service;
* Coordonner la transmission des informations en région et avec les métiers;
* Préparer, organiser et/ou participer à différentes réunions ou évènements: JCE, forum, salons, etc…
Suivre les dossiers de recrutement des candidats et contacts:
* Effectuer des points réguliers avec les régions et les métiers ;
* Contacter et relancer les contacts et candidats pour pré qualifier leur profil;
* Suivre et veiller à la complétude des dossiers administratifset financiers des candidats : suivi des candidats jusqu’à l’agrément;
* S’assurer de l’optimisation des plannings des différentes étapes du parcours recrutement;
* Organiser les rendez-vous sur Tréville.
Prendre en charge le lien avec les différents services:
* Transmettre les informations aux services concernés;
* Mettre à jour et diffuser les procédures du service.
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