Chef(fe) du secrétariat particulier du préfet du calvados

Groupe RIFSEEP: 2


Vos activités principales:


Les missions accomplies sur ce poste le sont au bénéfice du préfet du Calvados, mais également au profit de son directeur de cabinet.


Missions accomplies en tant qu’assistant(e) de direction :

- Gestion des agendas (réunions, rendez-vous et déplacements)
- Accueil téléphonique et physique de personnalités et d’administrés
- Rédaction de courriers et suivis des courriels
- Gestion et traitement des correspondances
- Suivi et relecture des parapheurs soumis à la signature
- Gestion des permanences et congés des membres du corps préfectoral
- Vérification de la bonne transmission des éléments des agendas aux chauffeurs, à la résidence préfectorale et aux services déconcentrés concernés
- Participation à l’organisation des déjeuners, dîners, réceptions et cérémonies en lien avec le bureau de la représentation de l’État et de la communication

Missions accomplies en tant que chef(fe) du secrétariat particulier :

- Coordination interne au secrétariat: plannings de présence, répartitions des tâches, liens avec les secrétariats des autres membres du corps préfectoral
- Supervision générale de cohérence sur les agendas des deux autorités, ceci en lien avec les autres secrétariats de direction et le service de coordination de la préfecture
- Gestion et suivi des dossiers quotidiens du préfet et du directeur de cabinet: demande de notes à l’ensemble des services de la préfecture et des services déconcentrés
- Responsable de la base de donnée du cabinet (annuaire des personnalités, élus et professionnels)


«Missions accomplies dans le respect des engagements du référentiel Quali-ATE»


Votre environnement professionnel:

* Activités du service

Secrétariat particulier du Préfet et du Directeur de cabinet


* Composition et effectifs du service

Deux agents de catégorie B

Sous l’autorité du directeur de cabinet, le/la chef(fe) du secrétariat particulier organise le fonctionnement du secrétariat afin que celui-ci profite au Préfet et au Directeur de cabinet.

* Liaisons hiérarchiques

Le Préfet (N+2)

Le Directeur de cabinet (N+1)

* Liaisons fonctionnelles

Corps préfectoral, directeurs des services de l’État, services de la préfecture et des sous-préfectures