Elsan - secrétaire médical / secrétaire médicale (h/f)

Qui sommes-nous ?
L'Hôpital Privé Nancy-Lorraine résulte du regroupement de la Polyclinique de Gentilly et de la Clinique Ambroise Paré en octobre 2022. Notre établissement compte plus de 900 professionnels de santé, avec près de 500 lits et places. Nous assurons la prise en charge de plusieurs activités chirurgicales et médicales : services de médecine polyvalente, de réanimation, de chimiothérapie ambulatoire, d'un pôle cancérologie, d'un parcours de soins spécifique en pathologie cardio-vasculaires, d'un SSR Cardiologique, d'un centre de dialyse et d'un service premiers soins "MEDICA".
Découvrez les spécificités de notre établissement sur notre site : https://www.elsan.care/fr/hopital-prive-nancy-lorraine
Organisation
Accueil physique des patients, pompiers, ambulanciers, famille …
Création du dossier administratif et gestion des dossiers informatiques
Mise à jour des tableaux de garde et d’astreintes des médecins
Surveillance de la salle d’attente
Gestion des stocks et commandes diverses
Remplacement des collègues dans la continuité du service
Récupération et traitement de divers courriers.
Gestion administratives
Classer les différentes pièces du dossier
Assurer le tri et classement du courrier journalier
Réapprovisionnement des formulaires administratifs au niveau du service
Transférer les dossiers avec les patients si nécessaire en vérifiant que toute les pièces s’y trouvent
Archiver les dossiers selon les procédures
Transférer les données reçues sur forme papier dans les applications informatiques correspondantes pour les destinataires très différents : médecins, administration, ministère (PMSI)
Coordination
Travailler en coordination étroite avec l’équipe soignante et les différents intervenants de l’établissement
Travailler en coordination avec les partenaires extérieurs comme les ambulanciers (etc.)
S’assurer du départ du patient avec tous les éléments nécessaire (radio, arrêt de travail, ordonnance etc.)
S’assurer du moyen de transport de retour du patient.
Facturation
Assurer la facturation des dossiers UFO (unité forfaitaire)
Relation et communication
Accueillir, rassurer le patient et expliquer le fonctionnement de l’unité
Informer le patient et son entourage selon son domaine de compétences en respectant les règles de déontologie et de respect professionnel
Orientation du patient / Evaluation de l’urgence de sa demande
Transmission des demandes / des renseignements
Assurer l’accueil téléphonique : réception, écoute, analyse des demandes
Gestion du stress des patients et des familles

Et si on parlait des petits plus du poste ?

Poste de jour en 12 heures (2 jours/semaine)
Salaire en fonction du profil
Prime de fin d’année (correspondant 1.5 mois de salaire) à partir de 3 mois de présence
Primes SÉGUR (206 € bruts mensuels)
Un très bon accueil dans l’équipe, avec le tutorat adéquate pour une prise de poste idéale
Formation des collaborateurs ELSAN via l’université ELSAN. Ces formations sont ouvertes à tous les salariés du groupe : https://www.elsan.care/fr/universite-elsan/formations-elsan
Restaurant d'entreprise
Un accès à l'offre CE
Parking

Qualification
Le métier de secrétaire médicale est accessible à partir des formations de niveau IV (baccalauréat professionnel) ou de niveau III (BTS), acquises par la formation initiale ou continue.
Connaissances
Le Règlement Intérieur de l’établissement
La charte de la personne hospitalisée, la charte de l’enfant hospitalisé et la charte Romain JACOB
Les règles et mesures de sécurité en matière d’ergonomie du poste de travail
Les pathologies des services ainsi que le vocabulaire médical s’y afférent
La géographie des locaux
Les règles d’éthique et de déontologie
Compétences requises
- Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser selon l’urgence, l’importance des tâches et l’organisation optimale du temps (le sien propre et celui des autres) pour les réaliser
- Utiliser et maîtriser les outils bureautiques (logiciels, traitement de texte, internet, intranet)
- S’exprimer clairement vis-à-vis des différents interlocuteurs divers et variés,
- Renseigner (dans la mesure de ces compétences) accueil direct ou téléphonique,
- Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes,
- Prendre des notes rapidement,
- Gérer les situation conflictuelles.
Savoir-faire
- Logiciels informatiques : Word, Excel, Power Point ….
- Maîtrise des outils internes de planification
- Maîtrise AS400, CDR, RESURGENCE …
Savoir-être
- Discrétion et respect du secret professionnel (confidentialité et intimité du patient)
- Respect de l’autre, Ethique
- Sens relationnel et de l’accueil : patient et sa famille, l’équipe soignante, hiérarchie
- Adaptabilité, motivation et implication
- Méthodique, rigoureuse, disponible, organisée, esprit de synthèse
- Capacités d’écoute, de concentration, d’organisation, de rigueur et d’adaptation
- Maîtrise de l’orthographe et du vocabulaire médical
- Aptitude à travailler en équipe
- Gestion du stress et...