Assistant administratif f/h

I/ AFFECTATION :

Direction des Relations Internationales (DRI) – bureau UNITA qui est le point d’entrée de toutes les questions et besoins relatifs à l’alliance UNITA au sein de l’USMB.

II/ MISSIONS

Au sein du bureau UNITA, la personne recrutée apporte son soutien à la réalisation de tâches administratives. Elle suit les déplacements des personnels au sein de l’alliance et les indicateurs de mobilité, effectue les demandes de devis et de commandes de matériels et organise les réunions à l’USMB notamment. Elle participe aux groupes de travail sur le plurilinguisme et la citoyenneté européenne.

III/ ACTIVITES

Activités principales :

· Gestion administrative, soutien logistique à l’équipe et fonctions de secrétariat ;

· Alimentation régulière de la base de données MoveOn pour le suivi des indicateurs de mobilité UNITA ;

· Organisation de réunions ;

· Suivi et organisation des déplacements (réservation de billets, lien avec le service financier, tenue d’un tableau de suivi) ;

· Soutien à l’organisation d’événements, en lien avec la chargée de projets événementiel ;

· Participation au groupe de travail sur le plurilinguisme et l’intercompréhension en langues romanes (Tâche 2.2) et au groupe de travail sur la citoyenneté européenne (Tâche 2.5) en lien avec les enseignantes chercheuses référentes.

o Participer aux réunions mensuelles en ligne

o Participer aux réunions annuelles en présentiel dans l’une des universités de l’alliance

o Mise en œuvre des actions et activités au sein de l’USMB et sur son territoire

Activités associées :

· Apporter un appui administratif et logistique aux personnels de l'USMB impliqués dans le projet UNITA ;

· Participer à des séminaires et/ou événements de promotion d’UNITA ;

· Participer à des réunions en interne (DRI, UNITA Office) ;

· Participer à des réunions avec les universités de l'alliance UNITA.

Conditions particulières d’exercice :

· Poste basé sur le site du Bourget du Lac avec des déplacements réguliers sur les autres campus de l’USMB ;

· Déplacements ponctuels à l'étranger, au sein des universités de l'alliance ;

· Diversité des interlocuteurs et des types d'activités qui peuvent complexifier la mission ;

· Travail ponctuel en soirée et le week-end.