Assistant de direction f/h

Suite à un départ à la retraite, nous recrutons pour notre siège social situé à Villeurbanne :
Un(e) Assistant(e) de direction F/H

Poste en CDI, à temps plein, à pourvoir dès que possible.

Basé au sein de notre siège à Villeurbanne (métro A / tram T3 – arrêt La Soie, voie cyclable, garage à vélo)

Vos missions:

Le poste s’exerce au sein de notre Direction des «Parcours Résidentiels et Ressources» (dit DP2R), composée de 25 salariés. La DP2R élabore et met en œuvre la stratégie des principaux domaines de la gestion locative. Elle travaille de manière transversale avec l’ensemble des directions du siège et des agences. Elle contribue largement aux recettes de l’entreprise grâce à la gestion / quittancement des loyers, la régularisation des charges, la gestion des impayés et la vente de nos logements. Enfin, elle assure les relations institutionnelles avec les associations de locataires et les administrateurs au sein des différentes commissions.

En tant qu’assistant(e) de direction parcours résidentiels et ressources, vos missions sont les suivantes:

Assurer les missions d’assistanat pour le directeur:
- Organiser et gérer l’agenda: planification des instances, des rendez-vous réguliers ou ponctuels…
- Effectuer les tâches administratives nécessaires: rédaction de courriers, comptes-rendus divers, actualisation des procédures et convention, vérification des factures et notes de frais…
- Participer à l’élaboration du budget prévisionnel des dépenses de la direction et le suivre,
- Orendre en charge la logistique des événements de la direction (réunions de direction, …)

Optimiser l’information et la communication interne et externe de la direction:
- Gérer les supports de communication interne et externe de la direction, de leur création à leur diffusion.
- Organiser le classement et l’archivage des documents et dossiers de la direction, tout en assurant leur suivi via les outils collaboratifs existants.

Être référent(e) pour le dispositif Signal Logement ([Signal Logement – Accueil – Lutter contre le mal logement](https://signal-logement.beta.gouv.fr/)), en interne et en externe:
- Assurer le suivi des sollicitations des locataires déposées sur la plateforme ad hoc
- Assurer le lien régulier avec nos équipes de proximité pour l’avancée des dossiers
- Entretenir un lien régulier et fluide avec nos partenaires (Mairie, Direction de Santé Publique…)
- Etablir le bilan annuel qualitatif et quantitatif

Être référent(e) pour les élections des représentants des locataires (tous les 4 ans) siégeant au Conseil d’Administration :
- Garantir le respect des étapes clés, coordonner les interlocuteurs internes contribuant au déroulement, entretenir des relations fluides avec les interlocuteurs externes
- Travailler en collaboration avec l’assistante de la Direction Générale

Centraliser les délibérations préparées par la Direction pour le Conseil d’Administration:
- Assurer la coordination du directeur et des managers pour les délibérations, ainsi que le lien avec l’assistante de la Direction Générale pour le respect des délais et l’exhaustivité des délibérations.

Suivre les partenariats sur les locations spécifiques (garages, parkings, box à colis…)
- Assurer la coordination entre la direction, les équipes de proximité et les prestataires

Profil

Formation de type BTS assistant de direction ou équivalent.

Au moins 3 ans sur un poste similaire, avec si possible une expérience dans le logement social.

Compétences requises:

* Maîtrise avancée des outils bureautiques : Office365, Outlook, Teams…
* Qualités rédactionnelles et relationnelles
* Organisation, méthode, rigueur et précision
* Gestion des priorités

Qualités recherchées:

* Appétence pour le travail en équipe et transverse
* Pédagogie
* Communication face à des publics divers