Adjoint / adjointe en gestion administrative - dpi (h/f)

L'Université de Technologie de Tarbes Occitanie Pyrénées recrute, pour renforcer ses équipes, un ou une adjoint(e) en gestion administrative.

L'Université de Technologie de Tarbes est un EPSCP nouvellement crée par le décret 2023-1094 du 24 novembre 2023. Elle assure une mission d'enseignement supérieur, de recherche et d'innovation. Son nom de marque est « Université de Technologie Tarbes Occitanie Pyrénées » (UTTOP).

C'est la 4e Université de Technologie française. Elle résulte de la transformation de l'EPA/RCE « Ecole Nationale d'Ingénieurs de Tarbes » en EPSCP, puis du transfert à la date du 1er janvier 2024 de l'IUT de Tarbes, initialement rattaché à l'Université de Toulouse III (Paul Sabatier).

Elle accueille 2900 étudiants, du post-bac au doctorat, et dispose d'un budget de 40M€ dont 30M€ de masse salariale. Elle est dotée d'un patrimoine bâti de près de 40.000 m2 sur une superficie de près de 12 ha. Elle contribue à l'activité de recherche de plusieurs laboratoires et porte plusieurs plateformes technologiques dans le cadre d'une approche intégrée Formation-Recherche-Innovation.

Le poste est rattaché à Direction des Partenariats et de l'Innovation (DPI) - Services : Marketing et partenariats + Ingénierie

MISSIONS DU POSTE

Sous la responsabilité des responsables projets, vous assurez de façon autonome l'instruction, le suivi et la réalisation d'actions :
- Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance administrative et logistique,
- Gérer des actions relatives au marketing et aux partenariats,
- Effectuer la gestion administrative de justification de projets

ACTIVITÉS PRINCIPALES

- Assurer la gestion administrative :
- Collecter, traiter, et suivre des données,
- Assurer la gestion administrative et des missions de secrétariat,
- Saisir des commandes et ordres de mission,
- Contribuer à l'organisation et planification d'évènements,
- Mise à jour des documents, des pages web DPI et informations,

- Entretenir des relations avec les partenaires :
- Assurer le suivi des relations avec les différents partenaires (entreprises, organismes),
- Informer les entreprises sur les partenariats proposés par l'établissement,

- Contribuer au suivi et à la justification administrative et financière de projets :
- Collecter et traiter les données et documents nécessaire à la justification financière de projets,
- Communiquer avec les acteurs internes (enseignants-chercheurs, responsables projets, services support, .),
- Mettre à jour des bases de données dédiées et des tableaux de bord,
- Archiver des documents,

- Contribuer aux activités de la DPI
- Utiliser les progiciels de l'UTTOP (commandes, missions, .),
- Assister la direction des partenariats et de l'innovation dans l'ensemble de ses missions,
- Informer les entreprises sur les partenariats proposés par l'établissement,
- Mise à jour du site (internet et extranet) et documents de communication,
- Contribuer à l'organisation d'évènements et/ou d'actions.

COMPÉTENCES REQUISES
- Faire preuve de polyvalence, autonomie et rigueur
- Maîtriser l'informatique bureautique (traitement de texte, tableur, présentation), Internet,
- Planifier son activité et respecter les délais et échéances,
- Maîtriser parfaitement la langue française écrite et orale,
- Savoir collecter, hiérarchiser et classer des documents,
- Savoir communiquer rapidement et efficacement,

NIVEAU REQUIS
- Bac +2 ou expérience équivalente

CONDITIONS D'EXERCICE FAVORABLES
- Travail au sein d'équipes engagées et solidaires au bénéfice de l'enseignement et de la recherche.
- Formation des personnels.
- 10 semaines de congés
- Durée du travail : 37h30 hebdomadaire
- Télétravail possible 1jr/semaine.
- Rémunération selon expérience ou grille indiciaire

POSTULER
Adresser lettre de motivation + CV par courriel à candidature@uttop.fr avant 31 janvier 2026 en indiquant le titre du poste dans l'objet.