Adjoint au directeur de la logistique (h/f) (titulaire/contractuel)

À propos de nous

L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités

Sous l'autorité hiérarchique du Directeur Logistique,il/elle aura pour mission générale de l'assister dans le pilotage et l'animation de l'ensemble des services composants la Direction de la Logistique,soit 7 pôles

Assister le Directeur Logistique dans l’organisation,la coordination et la supervision du fonctionnement régulier et continu des services logistiques de l’Université


Mission

L’adjoint (e) sera amené (e) à remplacer le Directeur Logistique durant ses absences afin de garantir la continuité du service.

Il (elle) assiste le Directeur Logistique dans la supervision et la coordination des activités suivantes :

-Gestion des Ressources Humaines : Evaluer les besoins qualitatifs et quantitatifs en conformité avec le Projet d’Etablissement, participer au recrutement et à l’élaboration du plan de formation annuel, évaluer les agents,

-Gestion du budget : préparer et suivre le budget affecté au fonctionnement de la Direction de la logistique,

-Participer à la démarche qualité de la Direction de la Logistique et élaborer des plans de progrès (être force de proposition),

-Gestion de projets : participer à l’étude et à la mise en place des projets logistiques (déclinaison des orientations stratégiques), accompagner la refonte et l’optimisation des processus, mener des études de faisabilité et définir de nouveaux axes d’amélioration, optimiser et harmoniser les pratiques et les processus.

La répartition des responsabilités d’encadrement entre les différents services est susceptible d’évoluer en fonction du profil et des compétences du candidat retenu

1. Gérer les affaires courantes

Gestion du fonctionnement au quotidien de la Direction de la Logistique :

- Mobiliser et coordonner les moyens humains et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure

- Veiller à la bonne exécution des prestations externalisées en lien avec les référents métiers

- Assurer une assistance méthodologique et de conseil auprès des différents acteurs

- Arbitrer les demandes d’achats

-Être en soutien des équipes pour la résolution des problèmes complexes

2. Être en soutien du Directeur Logistique

- Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes

- Elaborer des tableaux de bord (financiers, d’activité, de performance), les analyser et les présenter

- Organiser les réunions de service et rédiger les comptes rendus

-Recevoir les titulaires des marchés logistiques (gardiennage, bio nettoyage…) afin de faire des bilans périodiques sur le niveau des prestations

- Mettre en œuvre une démarche de benchmarking (veille technologique et organisationnelle)

-Rendre compte au Directeur de la Logistique sur les contraintes, les situations à risque identifiées sur l’établissement, les leviers d’optimisation, les gisements d’économies…

FOCUS SUR LES PRINCIPAUX ENJEUX

Le volet organisationnel

·Améliorer la prestation logistique afin de proposer un niveau de service élevé dans une relation client – fournisseur avec les différents services de l’Université

·Mettre en place des tableaux de bord logistiques et financiers (taux de performance, mesure de l’activité, suivi des dépenses)

·Participer à la conduite de changement en étant force de proposition (montée en compétence des agents logistiques, ré engineering...)

·Piloter le renouvellement des équipements logistiques (matériels de manutention, véhicules…) et établir le Plan Equipements annuel

·Travailler sur le renouvellement des marchés et la mise en place de nouveaux marchés (rédaction du CCTP, questionnaire technique, RAO et présenter le dossier en Commission d’appel d’offre)

Le volet sûreté

·Participer à la mise en œuvre du plan d’actions issu du schéma directeur sureté de l’établissement

·Suivre la prestation externalisée de gardiennage : veiller au respect du cahier des charges, appliquer des pénalités si nécessaire,

·Participer aux dispositifs de sécurisation du site dans le cadre d’évènements

·Valider et suivre en lien avec le responsable du secteur les opérations de maintenance sur les matériels de contrôle d’accès (dispositifs de caméras, vidéosurveillance, alarmes anti intrusion.) dans le cadre du marché de maintenance.


Profil

Le volet développement durable

·Identifier de nouvelles filières, Sur le périmètre déchets, mettre en place les organisations ad hoc pour la collecte, le choix des équipements de collecte, les circuits, et si nécessaire lancer un appel d’offres pour la collecte et le traitement de ces déchets;tout en optimisant les filières existantes

·Faire du benchmark afin d’identifier les meilleures pratiques et les organisations logistiques innovantes puis étudier les modalités de mis en œuvre au sein de l’Université (les besoins en investissements, le choix des équipements, la définition des processus

·Etudier la pertinence de louer ou acheter un (des)véhicules électrique (s) ou roulant à l’éthanol …

Le volet qualité

Etablir des tableaux de bord dans le cadre d’une politique d’amélioration continue des prestations logistiques

· Indicateurs de performance ; Indicateurs financiers …

Liaisons hiérarchiques :

Le Directeur Logistique, le Directeur général des services adjoint, chargé du pilotage de l'Immobilier, de la Logistique, de la Sécurité et du Système d'Information ; La DGS ;L’Equipe présidentielle

PROFIL

Maîtriser :

- Le mode de fonctionnement des administrations publiques

- L’environnement de travail

- Les outils informatiques

- La règlementation en matière d’Hygiène et Sécurité

- La méthodologie de travail du domaine d’activité

- Connaître les métiers inhérents au domaine de la logistique

- Connaitre les enjeux liés à la sureté des biens et des personnes

- Maîtriser la conduite de projet

- Connaître la gestion budgétaire et le code des marchés publics

- Assurer le suivi des dépenses et des recettes

Savoir :

- Présenter et argumenter une action, un projet, auprès d’un groupe de professionnels

- Argumenter et convaincre un ou plusieurs interlocuteurs, dans son domaine de compétence

- Concevoir, formaliser et adapter des procédures/protocoles/modes opératoires/consignes, relatives à son domaine de compétence et les faire appliquer

- Encadrer et animer une équipe

- Savoir rendre compte

- Gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

- Posséder, ou s’engager à acquérir par des formations spécifiques, des connaissances approfondies sur les systèmes informatiques logistiques utilisés par l’Institution.

Formations et qualifications requises

-Diplôme règlementaire : Bac + 3 minimum, en logistique/approvisionnement/transport/maintenance

Expérience professionnelle

-Expérience du management d’équipe et la gestion de projets requise

Expérience dans le domaine de la sureté appréciée