Assistant·e administratif·ve (mougins)

Assistant·e administratif·ve (Mougins)

Nous recherchons pour notre agence de Mougins notre futur Assistant Administratif afin de garantir le bon déroulement de la vie du centre.

Votre directeur d'agence Jérôme, vous confiera les missions suivantes :

1. Gérer la vie de l'agence et s'assurer du bon déroulement des actions de formation : Accueil physique et téléphonique des apprenants, formateurs, partenaires Gestion des ressources matérielles Pointer l'état des absences sur les sessions de formation et prévenir les Conseillers en Formation des absences
2. Rechercher les formateurs : Prise de contact téléphonique et prise de rendez-vous pour validation des compétences et des tarifs Validation des besoins en matériel : collaboration en binôme avec le Technicien Installateur de salle
3. Gérer les activités administratives préformation : Collecte de bons de commandes / accords de prise en charge, spécificités clients et organismes financeurs… Déversement des documents dans notre outil de gestion BC
4. Gérer et optimiser le planning : Optimisation des sessions et vérification de leur viabilité Validation des formateurs planifiés en semaine S+1 Gestion des options posées Vérification du planning des salles pour les formations avec le Technicien Installateur de salle ou demande de location de salles pour clients externe Réservation des salles de formation à l'extérieur si nécessaire
5. Gérer les tâches administratives post-formation : Récupération et numérisation des dossiers auprès des formateurs Vérification des marges sessions Contrôle des coûts chaque fin de mois : imputation des frais, formateurs, supports, repas, calcul des frais de déplacements… Réception et contrôle des factures fournisseurs A l'issue des formations : réception des dossiers, contrôle des évaluations de formation et compte-rendu formateur Préparer le dossier formateur
6. Contacter les formateurs internes/externes : Proposition de dates Mise en accord sur un support pour la formation Commande des supports de cours Gestion des déplacements
7. Autres tâches administratives : Evénements organisés par le Directeur d'Agence ou Conseiller en Formation (salons, réunions d'information collective, forums…) : réservation des salles

Profil recherché

De formation supérieure Bac +2 (de type BTS NDRC/Assistant manager), vous disposez d'une expérience réussie sur un poste d'assistant administratif, chargé d'opérations ou de gestion de minimum 1 an.

Vous êtes reconnu pour votre organisation à toute épreuve, votre réactivité et vos capacités relationnelles et rédactionnelles.

Vous maitrisez le Pack Office et les logiciels informatiques (la connaissance d'un logiciel de gestion serait appréciée pour le poste).

Vous êtes rigoureux, et à l'aise au téléphone pour écouter les besoins de vos interlocuteurs.

Durée Hebdomadaire de Travail : 35 heures en temps complet

Type d'emploi : CDI

Lieu de travail : Mougins (06)

Avantages
8. Mutuelle
9. Carte restaurant Swile
10. Remboursement des transports à hauteur de 50%
11. 1 jour de télétravail par semaine après période d'essai
12. Accès illimité à notre catalogue de formation
13. Déménagement des locaux à Nice en avril 2026