Descriptif de l'entité et de l'activité
Air Liquide Global E&C Solutions est un partenaire technologique de choix pour la conception, l’ingénierie et la construction d’unités de production de pointe dans le monde entier. Grâce à nos équipes et à leur capacité d’innovation constante, nous permettons à nos clients d’optimiser l’utilisation des ressources naturelles pour fournir une énergie propre et durable. Nos technologies exclusives et particulièrement innovantes nous permettent de contribuer à la transformation du secteur de l’énergie, à la préservation et à la protection de l’atmosphère de notre planète.
Forts de plusieurs dizaines d’années d’expertise opérationnelle au sein du leader mondial des gaz, technologies et services pour l’industrie et la santé, nous concevons pour nos clients des solutions originales, sûres, fiables et concurrentielles et proposons dans le monde entier les meilleures unités de production dans un marché en constante évolution.
Quelle sera votre contribution et comment vous épanouir dans ce poste ?
E&C vise à créer de la valeur pour ses clients en étant le garant de l'indépendance technologique du Groupe, un contractant EPC (ingénierie, approvisionnement et construction) de confiance, efficace et compétitif pour l’excellence dans l’exécution de projet, ainsi qu’un vivier de de talents pour E&C et le Groupe. E&C a un rôle important à jouer pour atteindre les engagements ambitieux du Groupe en matière de développement durable, et être en mesure de livrer de nombreux nouveaux projets inédits pour la transition énergétique.
L’assistant(e) de direction est chargé d’assister sur un plan administratif l’ensemble de la direction dans ses différentes missions et d’assurer une bonne communication au sein de la direction, avec les directions des autres départements d’E&C France et avec celles des autres centres de Global E&C et du Groupe Air Liquide.
Vous évoluerez dans un contexte interculturel au sein des équipes et entre les diverses entités en interfaces (Interlocuteurs de nationalités et cultures diverses aussi bien internes qu’externes).
Vous accompagnerez majoritairement une population de cadres dirigeants dans un contexte professionnel international.
Votre enjeu est la détection et l’anticipation des attentes de ces équipes. A ce titre, vos responsabilités seront principalement les suivantes :
Sécurité et Sureté
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Veiller à la traçabilité, la sécurité et la confidentialité des informations et des documents,
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Gérer les droits d’accès aux répertoires réseaux de la Direction
Appui administratif et opérationnel aux collaborateurs du service
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S’assurer de la mise à disposition des moyens nécessaires au bon fonctionnement de l’équipe (ordinateur, comptes informatiques, badge, logiciels, aménagements, fournitures de bureaux…)
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Gérer les listes de diffusion et Drives partagés,
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Former tout collaborateur/ dirigeant rejoignant l’équipe sur les nouveaux outils ainsi qu’aux procédures qui les concernent,
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Organisation de réunions et séminaires
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Editer les rapports sur les états des déclarations d’heures et frais de fonctionnement.
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Assurer un support administratif ainsi que le classement, la conservation et l’archivage des documents (sous la forme appropriée) suivant leur niveau d’importance
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Contribuer au développement d’outils de communication (Exemple: Google site)
Appui dans la gestion budgétaire du service
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Etablir les estimés et assurer le suivi du budget (heures & coûts) sur le périmètre qui lui est affecté
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Passer les commandes et en assurer le suivi jusqu’à facturation
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Rechercher les anomalies comptables ou budgétaires éventuelles et en assurer le traitement.
Planification et suivi
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Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
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Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
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Assurer l'organisation logistique des déplacements (fréquents pour une population de cadres dirigeants),réunions, séminaires et missions
Organisation de déplacements
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Préparer et envoyer des demandes de visas,
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Demander et suivre les autorisations internes,
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Gérer les déplacements des membres de l’équipe (billets, passeport, assurance, équipement sécurité, note de frais...)
Rattachement hiérarchique et localisation:
● Le poste est basé à Champigny sur Marne. Rattaché au Vice President HR d’E&C
Votre profil:
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Vous êtes issu(e) d’une formation d’assistanat de direction minimum Bac+2
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Maîtrise d’anglais indispensable
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Maîtrise des outils bureautiques
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Connaissance des procédures administratives internes
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Vous faites preuve de discrétion dans les dossier qui vous sont confiés
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Vous savez vous adapter rapidement avec un haut niveau de rigueur et d’organisation
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Vous savez prendre des initiatives
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Vous contribuez à maintenir un état d’esprit professionnel collaboratif et convivial au sein d’une entreprise dont la culture valorise professionnalisme, respect, bienveillance et confiance
Etes-vous LA personne faite pour ce poste ?
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Nos différences font notre performance
Chez Air Liquide, nous nous engageons à créer un environnement de travail collaboratif et inclusif qui reflète la diversité de nos collaborateurs, de nos clients, des patients et de nos parties prenantes ainsi que des cultures à travers le monde.
Nous accueillons et considérons les candidatures de tous les candidats qualifiés, quel que soit leur parcours. Nous sommes convaincus qu'une organisation diversifiée permet à nos collaborateurs de révéler leur talent, à la fois individuellement et collectivement, et qu'elle contribue à renforcer notre capacité d'innovation en faisant vivre nos fondamentaux, en agissant pour le succès/la réussite du Groupe et en créant un environnement engageant, dans un monde en mutation.
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