Responsable administration des ventes

A propos de l'entreprise : Time2scale recherche, pour un de ses clients, une PME industrielle, un(e) Responsable ADV. À propos du rôle : Le responsable de l’Administration des Ventes intervient dans tous les aspects organisationnels et administratifs des opérations de vente. Il tient à la fois un rôle d’acteur et de superviseur. De la prévision commerciale aux livraisons en passant par la gestion des commandes, c’est à lui d’assurer le management et le bon fonctionnement de l’administration des ventes au sein du service commercial. À propos du rôle Commercial De gérer les différents moyens de communication (standard téléphonique, mails, Web…). En l’absence des chefs de projets, chargés d’affaires et technico-commerciaux de collecter toutes les informations nécessaires auprès des clients et des services internes de l’entreprise pour la bonne gestion des dossiers en cours ou futurs. D’établir et de gérer les dossiers commerciaux concernant les affaires en collaboration avec les chefs de projet concerné. D’assurer, en collaboration étroite avec le chef de projet, le suivi de la fiche projet pour les affaires spéciales. De coordonner les aspects administratifs, logistiques et communication des actions marketing (salons, brochures…) en lien avec le technico-commercial sédentaire. De saisir et de suivre les réclamations clients en lien avec le SAV, le Directeur des Ventes et la qualité. Administratif D’enregistrer les dossiers d’affaires Ingénierie, groupes démarrage hors-standard et SAV et suivre ceux-ci (commande, accusé de réception, vérification factures, création factures export, relances clients etc). En l’absence des chefs de projets, chargés d’affaires et technico-commerciaux de gérer les dossiers d’affaires groupes démarrage hors-standard et pièces de rechange et suivre ceux-ci (commande, accusé de réception, vérification factures, création factures export, relances clients etc). De suivre les plannings de gestion (documents, livraisons …) des clients, notamment liés à la facturation, en lien avec les projets. De renseigner et de veiller à la bonne exécution des documents administratifs (devis, pro-forma, bon de commande, crédit documentaire, dossiers SFAC…). De rédiger des courriers administratifs et commerciaux. De gérer la logistique des affaires et commandes (emballage transport). De piloter le planning SAV. De faire et de suivre les relances chaque semaine. De suivre les assistantes administratives, le cas échéant. Former, le cas échéant, les assistantes administratives à tous les aspects organisationnels et administratifs des opérations de vente. Qualifications Formation supérieure reconnue niveau BAC 2 minimum (communication, marketing, gestion administrative…). Expérience de 3 ans dans une fonction similaire. Compétences requises Forte culture PME. Outils Logiciel informatique (Qualipro, PDM…) Maitrise d’un ERP (NAVISION, SAP, etc.) Pack Office Langues o Anglais à minima (lu, parlé et écrit) Savoir-faire Gestion des priorités, organisation, planification et anticipation, Application et respect des procédures, Communication et gestion des interfaces, Capacité à synthétiser et reporter les informations. Savoir-être Autonomie Communication Diplomatie Disponibilité Esprit d’équipe Force de proposition Pédagogie Polyvalence Réactivité Rigueur et précision