Référence CSP: O095230/901203697
Les missions consistent à apporter une assistance permanente en termes d'organisation au quotidien des activités de la DGS et de la DGA Solidarité et Proximité.
Être l'interface relationnelle avec les différents interlocuteurs internes et externes.
Gestion administrative
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes, les orienter et les conseiller
- Gérer l'agenda, organiser et suivre les réunions
- Traiter, suivre et classer les courriers
- Suivre la circulation des parapheurs
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports...), les reproduire, le cas échéant, et les diffuser
- Garantir le fonctionnement efficace de l'activité du DG (trier les mails urgents, importants/non importants)
- Traiter et diffuser des informations internes et externes
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Prendre en charge des aspects logistiques de la DGS (gestion du stock des fournitures bureautique, photocopieur...)
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative
- Classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative
- Participer à l'organisation d'évènements internes
- Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés.
Organisation administrative et logistique des réunions de la Direction Générale des Services
- Gérer l'organisation matérielle et logistique des réunions
- Assurer l'envoi des ordres du jour, les convocations
- Réaliser les documents de présentation/notes pour les réunions
- Participer aux réunions, rédiger les comptes-rendus
Experience: Expérience exigée de 2 An(s)
Communes
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