Assistant(e) administratif(ve) et travaux (h/f)

Accueil
* Accueil physique des visiteurs, clients, fournisseurs.
* Gestion du standard téléphonique (réception, filtrage, transmission des appels)
* Réception, tri et distribution du courrier et des colis
Administration
* Rédaction, mise en forme et diffusion de courriers, mails, notes internes
* Classement et archivage de documents
* Commande et gestion des fournitures de bureau
* Soutien ponctuel à la direction pour les tâches administratives transverses
Appels d'offres & Études de prix
* Prise de RDV pour réalisation des chiffrages
* Identifier, consulter et suivre les appels d'offres publics et privés via les plateformes spécialisées
* Participer à la constitution des dossiers de candidature et d'offre (DC1, DC2, attestations, références, etc.)
* Rassembler, mettre en forme et suivre les pièces administratives nécessaires (Kbis, assurances, attestations fiscales et sociales, etc.)
* Relire, formater et assembler les mémoires techniques et offres financières
* Suivre les délais de remise d'offres et assurer leur envoi dans les formes requises (dépôt électronique, remise papier, signature électronique)
* Gérer la base de données des candidatures, marchés remportés ou non, et assurer un reporting régulier
Support administratif au bureau d'études
* Assurer la mise à jour des dossiers de références de l'entreprise
* Participer à la mise en page et à la standardisation des supports de présentation technique
* Tenir à jour les outils de suivi (tableaux de bord, échéanciers, calendriers d'appels d'offres)
* Préparer des dossiers administratifs pour les sous-traitants dans le cadre des offres
* Suivre les consultations fournisseurs et sous-traitants en lien avec les chargés d'études
Support administratif aux conducteurs de travaux
* Ouverture des compteurs chantier (EDF, eaux)
* Préparer les déclarations et autorisations nécessaires à la mise en œuvre du chantier
* Préparation des supports au suivi de chantier (PPSPS, cahier de chantier, PIC)
* Mise en page des DOE
* Enregistrement des heures de production dans le logiciel métier
* Gestion hebdomadaire des intérimaires (contrat, renouvellement, suivi des heures)
Compétences requises :
Savoirs :
* Bonne connaissance du secteur BTP et des marchés publics
* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
* Connaissance des plateformes de dématérialisation
Savoir-faire :
* Organisation rigoureuse et respect des délais impératifs
* Excellente capacité rédactionnelle et de mise en page
* Autonomie, capacité à hiérarchiser les tâches et à gérer plusieurs appels d'offres en parallèle
Savoir-être :
* Esprit d'équipe et sens de la communication
* Polyvalence, curiosité, esprit d'initiative
* Discrétion et fiabilité
Formation / Expérience :
* Bac+2 minimum (BTS Assistant de gestion, Assistant manager, DUT GEA, ou équivalent)
* Expérience de 2 ans minimum dans un poste similaire, idéalement dans un service études BTP ou cabinet d'ingénierie
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Rémunération: 2 000,00€à2 300,00€par an
Avantages:
* RTT
Lieu du poste : En présentiel
Date de début prévue: 01/09/2025