Assistant administratif / assistante administrative (h/f)

Description du poste :
Dans le cadre du remplacement d'un départ, nous recherchons un(e) : Assistant(e) Administratif(ve), pour accompagner le Directeur de la filiale sur l'ensemble des volets RH, administratifs.
Assistanat/Secrétariat:
- Préparer les bons de commande, suivre et réceptionner les livraisons, vérifier et transmettre les éléments de facturation au service comptable
- Faire un suivi et gérer les commandes des stocks de matériels et fournitures courantes
- Effectuer des missions d'assistanat auprès du service RH
- Gestion des badges et clefs accès aux locaux de l'entreprise
Gestion du standard:
- Réceptionner des appels, accueillir les visiteurs et les clients
- Orienter les visiteurs et les appels vers les différents services
- Répondre aux demandes d'informations/renseignements
- Contrôler l'accès (droit d'accès, type de visiteur, .)
Réception, traitement et diffusion des informations
- Gestion du courrier (réception, distribution, envoi,.)
- Transmettre le courrier aux différents services
- Diffusion des informations (note d'information, note de service) au sein du siège social
Support aux missions de la Direction RH :
- Suivi de différents dossiers paie tels que
o Visites médicales VLG
o Médailles du travail,
o Suivi télétravail
o Constitution des dossiers physiques du personnel
o Dématérialisation des dossiers du personnel
- Suivi des différents dossiers RH:
o Mise à jour des Organigrammes du groupe
o En charge de la diffusion des comptes rendus CSE
QUALITE/HYGIENE/SECURITE/ENVIRONNEMENT
- Appliquer au quotidien la politique Qualité dans le cadre de ses missions
- Garantir l'image de la société auprès des clients et véhiculer une image positive de l'entreprise
LIEN HIERARCHIQUE
Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable Paie & ADP
COMPETENCES & PRE REQUIS TECHNIQUES
Qualité/Hygiène/Sécurité/Environnement
- Connaître et appliquer les procédures liées à son poste de travail
- Appliquer les consignes et procédures QHSE au sein de son périmètre d'intervention
- Veiller au respect la réglementation en vigueur sur son périmètre d'intervention
Organisation générale
- Connaître l'organisation générale de l'entreprise, ses services, les interlocuteurs et les axes majeurs de la politique de l'entreprise
- Satisfaire les besoins du client interne en termes de délais et qualité de service
Communication
- Accueillir téléphoniquement et qualifier une demande client (interne ou externe)
- Maîtrise de l'expression écrite et orale (orthographe et règle de syntaxe)
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
Description du profil :
Rigueur, fiabilité et sens de l'organisation
- Autonomie, anticipation, capacité à alerter
- Discrétion et confidentialité dans la gestion RH
- Aisance relationnelle et esprit d'équipe
- Sens du service et adaptabilité
- Respect des règles internes, des délais et des engagements
- Professionnalisme dans les échanges écrits et oraux