Secrétaire médicale en réanimation

Vue d'ensemble À propos de nous Les Hôpitaux de Chartres Les Hôpitaux de Chartres, établissement support du Groupement Hospitalier de territoire d’Eure et Loir, (HOPE- Hôpitaux publiques Euréliens), disposent d’une capacité de 1009 lits et couvrent l’ensemble des filières du secteur de la santé. Troisième établissement de la région Centre Val de Loire, le CH de Chartres est le 1er employeur du département avec plus de 2500 agents. L’établissement est réparti sur trois sites au sein de l’agglomération chartraine et regroupe neuf pôles de soins couvrant l’ensemble des disciplines médicales, chirurgicales, obstétriques, gériatriques, de soins de suite et de réadaptation, de psychiatrie infanto-juvénile, un pôle management (regroupant les fonctions administratives, RH, finances, logistique, restauration, la qualité et gestion des risques, les achats, le SI, etc.) et compte également un IFSI/IFAS/IFA. Dans le cadre de sa politique diversité, les postes du CH de Chartres sont ouverts aux personnes en situation de handicap. Les Hôpitaux de Chartres c’est aussi La possibilité d’accéder au statut de fonctionnaire, un accès à la formation continue et aux études promotionnelles, la possibilité de télétravail (en fonction du métier) Une crèche sur le site de Louis Pasteur & un restaurant du personnel, une cafétéria & point presse, restauration Food truck, un parking gratuit, Une association de loisirs du personnel et la présence sur site d’une correspondante CGOS (prestations sociales & loisirs.) et MNH (Mutuelle Nationale Hospitalière) LE SERVICE Le service de Réanimation-USC appartient au pôle ABCDR (Anesthésie – Bloc – Chirurgie – Douleur – Réanimation –) – Service de Réanimation Polyvalente, situé au rez-de-chaussée de l’hôpital Louis Pasteur au Coudray ; Composé de 12 lits répartis en 3 unités de 4 lits ; Accueille en moyenne 500 patients par an, présentant une ou plusieurs détresses vitales (cardio-circulatoire, respiratoire et/ou neurologique), en provenance majoritairement des Urgences, du bloc opératoire, des autres services de l’hôpital et de l’extérieur (autres établissements, SMUR…). – Unité de Surveillance Continue, située au rez-de-chaussée de l’hôpital Louis Pasteur, au Coudray ; Composée de 6 lits Accueille en moyenne 300 patients par an, présentant une ou plusieurs pathologies nécessitant une surveillance rapprochée, en provenance majoritairement de Réanimation, des Urgences, du bloc opératoire, des autres services de l’hôpital et autres établissements. Mission Mission : La ou le secrétaire médicale du service de Réanimation-USC doit gérer les entrées/sorties des patients hospitalisés en tenant le dossier médical (papier et numérique). Elle/il programme différents examens durant l’hospitalisation du patient. La ou le secrétaire médicale devra : Etre précis(e) et clair(e) en termes de communication et de transmissions. Etre méthodique et organisé(e) dans la gestion et l’organisation des taches. Savoir s’adapter aux exigences de chacun. Avoir des connaissances de toutes les spécialités médicales. Faire preuve d’aptitudes humaines et relationnelles auprès de tous les spécialistes en contact avec le service, avec les patients et leurs familles et avoir une capacité à s’exprimer avec tact, respect et empathie. Faire preuve de disponibilité, adaptabilité et ponctualité. Respecter le secret médical. Etre discrèt(e). Montrer une curiosité professionnelle. Savoir traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles. Savoir orienter dans les démarches administratives. Activités : Accueil physique et téléphonique (familles, visiteurs médicaux) Assiste au Staff médical quotidien du service avec gestion des examens et appels des infirmières dans les unités Gestion des dossiers médicaux (numérique et papier). Prise de rendez-vous d’examens et de consultations (par fax, mail ou déplacement physique). Gestion des transferts SMUR avec copie du dossier médical et duplicatas des scanners et autres examens Gestion des transmissions orales et écrites diverses. Gestion des dossiers transfusionnels et établissements des ordonnances Frappe et mise en forme des comptes rendus d’hospitalisation, courriers de sortie, certificats et correspondance du chef de service. Traitement des mails. Traitement des retours d’examen et insertions d’images dans la rubrique examens externes dans DxCare Archivage des dossiers médicaux. Mise à jour régulière des dossiers médicaux en retard de traitement Classement de divers documents. Réception et tri du courrier Gestion des réunions Teams Gestion du planning de la salle de staff Gestion transmission des tableaux de service/plannings (médecins et internes). Saisie actes CCAM Codage. Participation au secrétariat de la recherche clinique Collaboration aux études et à la recherche clinique dédiée à la Réanimation et autres services notamment la Neurologie. Gestion des diverses commandes (fournitures bureau, reprographie …). Identification et analyse des erreurs de gestion (codage, mouvements, etc…) Gestion d’ouverture de lit Gestion des déclarations SIVIC Demandes Speed Call Intégration des nouveaux personnels (accueil et mise sur poste) Encadrement des stagiaires Participation aux projets institutionnels et de service (participation aux réunions de service-pôle et à des groupes de travail) Transmission des dossiers médicaux. Organisation du travail : du lundi au vendredi 8h30-16h30 25 jours de congés et 14 jours de RTT (base 37h30 par semaine à temps plein sur une année complète) Profil Compétences & qualités – Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers. – Elaborer, adapter et optimiser le planning des rendez-vous. – Rédiger et mettre en forme des documents et/ou rapports relatifs au domaine de compétence. – Organiser et classer des données, des informations, des documents de natures diverses. – Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations médico-administratives relevant de son domaine de compétence. – Savoir travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau. – S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone. Connaissances requises dans le droit des usagers et du système de santé. Connaissance de l’organisation et fonctionnement interne de l’établissement. Diplômes et titre requis réglementaires / Expérience/ Formations requises et/ou appréciées Diplôme dans le domaine du Secrétariat médical – Bac SMS ou ST2S Connaissance de la bureautique connaissance de l’environnement médical Fin de publication le (SI MOBILITÉ INTERNE)