La Ruche Artistique recherche une personne capable d'assurer la coordination opérationnelle du lieu au quotidien : faire tourner les espaces, suivre les usages, tenir le cadre commun, assurer le lien avec les équipes accueillies et prendre en charge le suivi administratif courant.
Ce poste s'adresse à quelqu'un de rigoureux, autonome, concret, capable de gérer plusieurs sujets à la fois sans perdre le fil, et d'occuper une fonction de repère dans un lieu partagé.
Le poste a pour objectif d'assurer ce fonctionnement quotidien, sans faire peser cette charge sur les compagnies utilisatrices.
Vos missions
1. Faire fonctionner le lieu au quotidien
Vous veillez au bon fonctionnement courant du site. Vous gérez les demandes d'occupation et le planning des espaces. Vous suivez les besoins matériels, les problèmes liés au bâtiment et les demandes pratiques qui permettent au lieu de rester utilisable au quotidien. Vous effectuez les signalements nécessaires et assurez le lien avec les services de la Ville, les prestataires concernés et, selon les besoins, les équipes utilisatrices. Vous accueillez les équipes, faites visiter les lieux et transmettez les informations pratiques utiles.
2. Assurer le suivi administratif et budgétaire courant
Vous établissez, envoyez et suivez les factures liées à l'occupation du lieu. Vous suivez les recettes et les dépenses courantes. Vous organisez et transmettez les pièces nécessaires en lien avec le cabinet comptable. Vous contribuez au suivi budgétaire général du lieu.
3. Tenir le cadre de fonctionnement partagé
Vous êtes un point de repère pour les compagnies sur les questions de fonctionnement courant. Vous rappelez les règles d'usage, transmettez des consignes claires et veillez à la bonne application du cadre partagé. Vous savez distinguer les problèmes ordinaires, que
vous pouvez traiter directement, des situations qui nécessitent un échange ou un arbitrage. Dans ce cas, vous les formulez clairement et les faites remonter à la personne référente ou à la collégiale.
4. Assurer le lien avec les interlocuteurs opérationnels du lieu
Vous suivez les échanges courants avec la Ville, en lien avec la personne référente de la collégiale. Vous relayez les informations utiles au bon fonctionnement du lieu et suivez les demandes auprès des prestataires ou services concernés.
5. Mettre à jour ponctuellement les outils d'information du lieu
De manière occasionnelle, vous contribuez à la mise à jour des outils d'information tournés vers l'extérieur, notamment les supports de présentation pratiques du lieu et un site web simple.
Profil recherché
Nous recherchons une personne capable d'occuper une fonction de coordination claire dans un lieu partagé.
Plus précisément, nous serons attentifs aux points suivants :
- vous savez organiser un cadre de travail et faire circuler les informations utiles ;
- vous êtes à l'aise avec le suivi administratif courant ;
- vous savez prioriser, relancer, suivre plusieurs sujets concrets et aller au bout des tâches ;
- vous savez faire respecter un cadre avec calme, netteté et sans flottement ;
- vous avez une bonne qualité relationnelle, sans éviter les sujets de régulation quand ils se présentent ;
- vous savez repérer ce qui relève d'une décision courante et ce qui doit être transmis pour arbitrage ;
- vous avez une expérience en coordination, administration, gestion de lieu, gestion de projet ou fonctionnement collectif.
Une connaissance du secteur artistique et culturel, des lieux mutualisés et des outils bureautiques et collaboratifs sera appréciée.
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