Assistant-e en gestion administrative h/f

Description du Poste Les Missions Assurer et optimiser la gestion administrative de l'activité de l'équipe de direction ; coordonner la gestion des ressources humaines avec les tutelles ; assurer le secrétariat et être le point de contact pour la gestion de toutes les relations externes de l'entreprise et internes avec les agents de l'IHP. L'Activité - gérer les appels, les mails, l'agenda du directeur, - organiser des événements, réunions et les déplacements de la direction- suivre les dossiers et assurer le bon traitement des urgences- instruire les demandes et assurer le relais avec les partenaires extérieurs- archiver les dossiers traités tant physiquement que numériquement selon les règles de l'art- rédiger des mails, des courriers ou des comptes-rendus de réunions et les diffuser- participer à la communication interne et externe- Réaliser des tableaux de bords de suivi - Coordonner la logistique des recrutements et des formations, - suivre administrativement la gestion des personnels (organigramme, congés, calendrier des entretiens annuels...)- gérer les accès aux outils de l'IHP (déclaration dans les annuaires, RESEDA, gestion des listes de diffusion, gestion des droits d'accès etc.) Votre Profil Compétences *Connaissances Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur, Techniques de communication, Méthodes de classement, numérisation et archivageexpertise des outils bureautiques Techniques de managementGestion des groupes et des conflitsNotions de droit public et droit des contratsEnvironnement et réseaux professionnelsMéthodologie de conduite de projetTechniques d'élaboration de documentsConnaissances budgétaires généralesNotions de finances publiquesConnaissance générale des ressources humainesLangue anglaise : B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)*Savoir-faire : Réaliser des synthèsesRechercher et fiabiliser l'informationRédiger des rapports ou des documentsCréer les conditions favorables à un entretienConduire des entretiensDéléguer et évaluerEncadrer / Animer une équipePrévenir et gérer les conflits ou situations sensiblesÉlaborer des éléments de langageConcevoir des tableaux de bord*Savoirs-être : Fiabilité, Rigueur, Sens accru de l'accueil et du relationnel, RéactivitéAutonomie Votre Environnement de Travail Fondé en 1928 et situé au 11 rue Pierre et Marie Curie 75005 Paris, l'Institut Henri Poincaré est une unité d¿appui et de recherche CNRS - Sorbonne Université, dédiée aux mathématiques et à la physique théorique. Structure d¿accueil ayant pour missions de favoriser les échanges scientifiques au niveau international et les interactions entre disciplines scientifiques, de conserver et développer des collections documentaires et patrimoniales, et de contribuer à la diffusion des connaissances scientifiques et aux interactions avec la société, l'IHP met à disposition les ressources appropriées, conçoit et met en œuvre des activités à l'interface entre sciences, culture et société. L'IHP est organisé en trois départements : Bibliothèque, Centre Émile Borel, Maison Poincaré, et trois pôles supports : Accueil et logistique, finances, multimédia.La direction supervise l'ensemble des services de l'IHP et est composé d'un Directeur, d'une Directrice Adjointe, d'une Secrétaire Générale et d'un.e assistant.e de direction. Rémunération et avantages Rémunération Congés et RTT annuels 44 jours Pratique et Indemnisation du TT Pratique et indemnisation du TT Transport Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€ À propos de l’offre Référence de l’offre UAR839-MOBINT-Q59001 Secteur d’activité Gestion et Pilotage Emploi type Assistant en gestion administrative (H/F) Session Hiver 2026 Groupe de Fonction AIG2 À propos du CNRS Le CNRS est un acteur majeur de la recherche fondamentale à une échelle mondiale. Le CNRS est le seul organisme français actif dans tous les domaines scientifiques. Sa position unique de multi-spécialiste lui permet d’associer les différentes disciplines pour affronter les défis les plus importants du monde contemporain, en lien avec les acteurs du changement. Le CNRS Les métiers de la recherche