Attaché commercial h/f

Fondé en 2015 par Jean-Claude Lavorel, notre groupe hôtelier indépendant se distingue par des destinations d'exception constituant sa Collection.

Par leur architecture iconique, leur histoire, leur caractère unique ; par leur patrimoine, cette volonté de défendre le beau, et de le faire bien, chacun des établissements Collection est un lieu écrin.

La marque Kopster constitue quant à elle, la touche urbaine et chic du portefeuille du groupe, tandis que les initiatives variées comme Les Bateaux Lyonnais et le Château des Ravatys montrent une volonté d'innovation continue.

Avec ses 13 établissements, le groupe s'affranchit de la standardisation de l'hospitalité, privilégiant une expérience client raffinée, singulière mais décomplexée.

Chez Lavorel Hotels, nous savons reconnaitre les talents et donner la chance à nos collaborateurs de développer de nouvelles compétences, grâce aux passerelles, aux mobilités entre les établissements, à la transversalité qui existe entre les différents métiers du groupe.

En intégrant Lavorel Hotels, vous rejoignez des équipes qui partagent toutes des valeurs d'excellence, de créativité et de convivialité.

Le Kopster Colombes recrute !

Nous recrutons un.e attaché(e) commercial H/F :

Sous la responsabilité du Directeur d'exploitation, vous aurez pour missions :

1. Organisation et planification des événements

- Recueillir les besoins des clients et élaborer des propositions événementielles sur mesure.

- Assurer la planification des prestations (logistique, restauration, hébergement, technique, décoration, etc.).

- Élaborer les feuilles de route (banquets, plannings, briefs opérationnels).

2. Coordination opérationnelle :

- Assurer la bonne mise en oeuvre des événements en coordination avec les équipes internes (cuisine, salle, hébergement, technique).

- Être l'interlocuteur principal du client avant, pendant et après l'événement.

- Gérer les imprévus et garantir la qualité de service en toutes circonstances.

3. Suivi administratif et commercial :

- Élaborer les devis, contrats et facturations en lien avec le service commercial.

- Assurer le suivi budgétaire et veiller à la rentabilité des opérations.

- Mettre à jour la base de données clients et contribuer à la fidélisation.

4. Qualité et satisfaction client :

- Veiller à la conformité des prestations avec les attentes des clients.

- Recueillir les retours clients et mettre en oeuvre des actions correctives si nécessaire.

- Proposer des axes d'amélioration de l'offre événementielle.

5. Communication et promotion :

- Participer à la promotion de l'offre événementielle (salons, visites, réseaux sociaux, brochures).

- Collaborer avec le service marketing pour mettre en valeur les événements réalisés.

- Développer un réseau de partenaires et prestataires extérieurs de qualité.

6. Suivi des groupes

- Saisir et suivre les demandes groupes dans le tableau dédié (TO, dates, nombre de chambres, tarifs).
- Mettre à jour l'évolution des statuts de réservation.
- Diffuser le tableau de suivi hebdomadaire aux services concernés (Revenue Management, responsable TO, Direction des ventes).

7. Relance des acomptes

- Éditer le rapport de relance des acomptes sur Opéra et le partager avec le service commercial.
- Répartir les relances entre les segments MICE et TO.
- Effectuer les relances par e-mail et téléphone selon les échéances de paiement.
- Suivre la réception des virements ou justificatifs et les transmettre aux interlocuteurs concernés.
- Mettre à jour Opéra et le statut des réservations.

8. Gestion des rooming lists

- Relancer les clients pour réception des rooming lists (généralement à J-7).
- Vérifier la conformité avec les conditions contractuelles et ajuster si nécessaire.
- Mettre à jour les informations dans Opéra (room & rate grid).
- Partager la rooming list avec la réception et les services concernés.
- Contrôler le montant total de la réservation et effectuer les relances d'acompte si besoin.

9. Coordination opérationnelle

- Collecter auprès des TO les informations logistiques (arrivées, départs, petit-déjeuner, demandes spécifiques).
- Centraliser les informations et réaliser les pages de garde groupes.
- Présenter les groupes de la semaine lors du BEO meeting et mettre à jour les documents si nécessaire.
- Mettre à jour le tableau de suivi des petits-déjeuners (effectifs, lieu, nationalités) et communiquer les créneaux aux TO.

10. Facturation

- Préparer le pré-remplissage du fichier de facturation et récupérer les vouchers.
- Ajuster les données selon les taxes de séjour et les chambres prises en charge par le groupe.
- Réceptionner la facture Opéra et transmettre au TO la facture accompagnée du récapitulatif.