Assistant administratif - assistante administrative h/f

Missions : Sous l'autorité de l'assistante de direction, l'assistant(e) administratif(ve) assure les travaux administratifs courants au sein des services administratif, formation-insertion et médico-psycho-social. Il (Elle) est chargé(e) d'assurer la gestion administrative et logistique, en respectant les consignes et les procédures de manière autonome.
A ce titre, vous assurez les activités suivantes :
Accueillir et assurer la gestion de l'information :
· Assurer l'accueil téléphonique et physique des bénéficiaires et/ou des partenaires,
· Prendre en charge le standard téléphonique,
· Mettre à jour la base de données des bénéficiaires,
· Recontacter les potentiels bénéficiaires et les accompagner dans leurs démarches administratives si nécessaire.
Apporter un soutien administratif et logistique aux services MPS et formation-insertion :
· Contribuer à l'organisation des examens (Ministère du Travail),
· Saisir, mettre en page et corriger des documents rédigés par les autres professionnels (courriers, rapports, projet de service, bilan d'actions),
· Produire et éditer des documents administratifs (notamment via Pronote),
· Saisir et vérifier les données informatiques (tableaux de bord),
· Archiver les documents et les dossiers.
Accompagner les bénéficiaires :
· Contrôler et enregistrer les pièces justificatives et les éléments d'informations nécessaires au traitement des situations,
· Effectuer, suivre et mettre à jour les dossiers administratifs et/ou médicaux des bénéficiaires (dossier d'inscription, d'admission, conventions de stage et aménagement des examens).
S'impliquer dans la vie et le projet de l'unité :
· Participer aux réunions institutionnelles et organisationnelles et aux temps forts de l'unité (projets, portes ouvertes),
· Participer aux réunions d'équipe administrative et formation-insertion,
· Participer à la rédaction du bilan d'activité annuel, avec l'ensemble de l'équipe pluridisciplinaire,
· Participer à la démarche QUALIOPI.