[fcps]gestionnaire de formation (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Sous la responsabilité de la Direction de la Formation Continue Panthéon-Sorbonne et de la responsable du Pôle formations FCPS le.la gestionnaire formation doit assurer les missions administratives et financières ainsi que les missions de scolarité pour le bon déroulement des formations continues qui lui sont attribuées.
Conseil et orientation
• Informer, orienter, conseiller et suivre les stagiaires de la Formation Continue sur les démarches administratives liées à la formation
• Assurer le rôle d'interface entre les différents partenaires : responsable pédagogique, équipe pédagogique, services centraux de l'université, entreprises, organismes financeurs ...
• Assurer la diffusion d'informations relatives aux formations en interne avec la personne chargée de la communication.
Gestion administrative
• Assurer le bon déroulement d'une formation offerte aux stagiaires : respecter la campagne de recrutement des stagiaires, assurer et suivre les inscriptions administratives, diffuser et mettre à jour les plannings formations, diffuser les maquettes de diplômes et règlements de contrôle des connaissances (RCC)...
• Assurer la mise à jour des documents liés à la formation : feuilles d'émargement, feuilles de présence, numéros RNCP, CPF...
Gestion scolarité
• Gérer les IP, la saisie des notes, le PV de délibération et la délivrance des diplômes sur APOGEE
• Organiser les délibérations
• Assurer la diffusion et le respect des maquettes des diplômes et RCC
• Organiser les rentrées officielles des diplômes avec le.la responsable pédagogique
Gestion financière
• Elaborer les devis et suivre les dossiers de financement individuels, CPF, entreprises, Pole Emploi sur les plateformes dédiées
• Assurer l'ingénierie financière du montage des dossiers de financement
• Assurer et suivre le traitement des conventions, des contrats, des prises en charge financière
• Préparer les éléments nécessaires à la mise en paiement des vacataires
Assistance logistique
• Mettre à disposition l'ensemble des moyens pédagogiques (locaux, matériel informatique, reprographie) pour le bon déroulement d'une formation
• Gérer et renseigner la base de données FCA Manager (gestion de la formation continue)
• Accueillir, lorsque cela est nécessaire, les stagiaires en début de formations
Démarche qualité en continu
• Participer à la mise en place de FCA Manager au sein des composantes
• Référente au sein de FCPS et des composantes des montages de dossier de financement : Compte personnel de formation (Plateforme MonCompteFormation)

PROFIL RECHERCHÉ :

Diplôme requis : Diplôme homologué niveau IV
Expérience professionnelle : avoir exercé des fonctions dans les domaines de la gestion administrative
Savoir-faire :
• Maitriser les techniques de gestion administratives
• Maîtriser la règlementation et les procédures liées à la gestion de la scolarité
• Connaitre la règlementation en matière de Formation Continue
• Etre organisé.e et rigoureu.x.se
• Avoir une aisance relationnelle et le sens de l'accueil
• Travailler en équipe
Outils spécifiques à l'activité :
• Pack office / messagerie
• Base de données et application : FCA Manager – APOGEE - EPI
• Kairos
• Espace des Organismes de Formation (EDOF)
• Transition Pro
• ZOOM