Responsable du bureau des scolarités 2ème à 6ème année médecine, maïeutique/kiné et masters - ref 227

À propos de nous

Etablissement d’enseignement supérieur et de recherche, l'Université de Toulouse III- Paul Sabatier devient l'Université de Toulouse le 1er janvier 2025 ( ). L'Université se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes, un établissement composante l'Ecole d'Ingénieur Purpan, elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.

La Faculté de santé est une composante de l’Université de Toulouse. Créée au 1er janvier 2022, elle est issue de la fusion de 4 facultés : Médecine Rangueil, Médecine Purpan, Sciences pharmaceutique et Chirurgie dentaire. Elle anime une politique de formation et de recherche dans le champ de la santé et du soin. En termes de formation, elle a en charge l’organisation des études de santé, la gestion et la délivrance des diplômes des études médicales, des études de maïeutique, des cursus paramédicaux universitaires (orthophonie, orthoptie, psychomotricité, audioprothèse, infirmier en pratique avancée) et universitarisés; des études de sciences pharmaceutiques et d’odontologie. Elle en porte la responsabilité administrative, financière et patrimoniale. Elle assure une articulation avec les activités de recherche dont les thématiques lui sont rattachées. Elle est constituée de 3 départements d’enseignement et de 4 divisions transverses.Organisation des activités et des missions de la Faculté en chiffres : Etudiants : 17 000 ; Enseignants et enseignants chercheurs : 650 ; Personnels administratifs et techniques : 265 ; Budget géré : 10 millions d’€


Mission

Missions du poste :

Le/La responsable du bureau de la scolarité des 2ᵉ à 6ᵉ années des études médicales, maïeutique/kiné et Masters exerce ses fonctions sous l’autorité hiérarchique de la responsable du pilotage des scolarités médecine et paramédicaux ainsi que des applications métiers.

Il/Elle assure la coordination technique et opérationnelle des activités administratives de scolarité du bureau (7 agents), couvrant l’ensemble du parcours étudiant, de l’inscription à la délivrance des diplômes.

Il/Elle apporte appui, ressources et expertise dans le domaine de la gestion de la scolarité des études médicales.

Activités du poste :

- Coordonner et suivre la mise en œuvre des procédure et opérations de scolarité, de l’inscription à la délivrance des diplômes.

- Apporter un appui technique et méthodologique aux 7 gestionnaires dans le traitement des formations.

- Informer et accompagner les agents sur les évolutions réglementaires relatives aux études médicales.

- Organiser et suivre les différentes commissions (points parcours, transferts…).

- Organiser et mener les différents Jurys.

- Suivre les parcours étudiants en lien étroit avec les responsables pédagogiques.

- Assurer le suivi et la résolution des situations complexes ou litigieuses (recours).

- Encadrer la préparation des examens facultaires de médecine et maïeutique.

- Superviser la gestion des stages hospitaliers et des stages à l’étranger.

- Communiquer les informations.

- Renseigner les enquêtes

- Assurer la surveillance et veiller au bon déroulement des examens.

Informations générales du poste




· Catégorie du poste : B

· Corps de recrutement : TECH

· Quotité de travail : 100%

· Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt

· Poste ouvert aux titulaires et contractuels

· Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDI

· Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1

· Rémunération:

Pour les titulaires: en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE 441€ + modulation grade

Pour les contractuels: elle est comprise entre 1836.20 € et 2362.93 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (258 €)

· Localisation géographique : 37 allées Jules Guesde – 31000 TOULOUSE


Profil

Connaissances :



- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de la faculté de Santé et de l’université de Toulouse

- Connaissance approfondie de la réglementation et des dispositifs des études médicales.

- Qualités relationnelles, sens du service public et aptitude à travailler en réseau.



Savoir faire technique :

- Excellente maîtrise des processus administratifs et des outils de gestion de scolarité.

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et du logiciel du domaine de la scolarité (apogée).

- Capacité organisationnelle / ordre et méthode

- Capacité relationnelle / dialogue et écoute

- Savoir planifier l’activité de la structure et contrôler sa mise en œuvre



Savoirs comportementaux :

- Sens de l’organisation et des responsabilités

- Riguer, réactivité

- Autonomie

- Polyvalence.

- Discrétion.



Diplômes requis : BAC

Expérience souhaitée : Expérience en scolarité



Avantages :

* Contributions aux frais de transport en commun

* Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois

* 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois):

39h10 = 55 jours de congé

38h15 = 50 jours de congé

37h20 = 45 jours de congé

* Contributions à la complémentaire santé

* Subvention restauration collective

* Chèques vacances

* Service social

* Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

* Activités sportives et culturelles

* Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)

* Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)

* Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences…)

* Télétravail possible en fonction du poste

* Dispositif d'accompagnement et de formation à la prise de fonction managériale à l'université

* Possibilité d’aménagement du temps de travail

* Crèche

* Formations