Adjoint administratif, secrétaire de direction (h/f)

Le Cabinet du Directeur est piloté par une Assistante de Direction et regroupe les secrétariats des directions et du service suivants :
- La Direction ;
- La Direction des affaires générales ;
- La Direction des droits des usagers et de l'expérience patient ;
- La Direction des coopérations, de la communication et du mécénat.
I - DESCRIPTION DU MÉTIER
Le(a) secrétaire de direction assure le secrétariat administratif de la Direction des droits des usagers et de l'expérience patient, et de la Direction des coopérations, de la communication et du mécénat.

Afin d'assurer la continuité des activités, et de couvrir l'amplitude horaire d'ouverture du Cabinet du Directeur, une suppléance intervient avec l'Assistante de Direction sur l'ensemble des missions.
1. Activités
- Assister les directeurs des directions fonctionnelles concernées, dans l'organisation de leur travail ;
- Prise de rendez-vous et gestion des agendas des directeurs des directions fonctionnelles concernées ;
- Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques ;
- Accueil physique et téléphonique et information du public (professionnels, partenaires, institutionnels, patients, etc..) ;
- Elaboration, reproduction et diffusion de documents ;
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) ;
- Prise de notes, frappe, mise en forme de documents ;
- Organisation de réunions et d'événements : coordination, préparation, organisation logistique ;
- Participation à la gestion du cabinet du Directeur par la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications liées à la Direction Générale.
2. Les savoir-faire requis du métier
- Accueillir et orienter ;
- Assurer des transmissions d'informations pertinentes aux Directeurs Adjoints ;
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, les rendez-vous ;
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel ;
- Organiser et classer les données, les informations et autres documents de diverses natures ;
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétences ;
- Utiliser les outils bureautiques, internet et des logiciels utilisés dans le cadre de la direction fonctionnelle ;
- Avoir des capacités rédactionnelles et un esprit de synthèse.
3. Les savoir-être requis du métier
- Rigueur professionnelle, sens du contact et discrétion ;
- Sens de l'organisation et capacité à gérer les priorités ;
- Connaissance bureautique ;
- Goût pour le travail en équipe et la polyvalence ;
- Capacité rédactionnelle.

II- CONTEXTE D'EXERCICE

1. Relations professionnelles
Relations professionnelles les plus fréquentes :
- Directeur ;
- Secrétaire générale et Directrice des droits des usagers et de l'expérience patients ;
- Directrice des coopérations, de la communication et du mécénat ;
- Responsable des droits des usagers ;
- Directeurs fonctionnels et personnel du CH de Rodez, Directeurs délégués et personnels des CH d'Espalion, de St Geniez d'Olt, de Decazeville, du CHI du Vallon et de l'EHPAD d'Aubin ;
- Partenaires et institutionnels pour l'accueil, la transmission de données et la demande d'informations ;

Liens hiérarchiques :
- La Directrice des droits des usagers et de l'expérience patient ;
- La Directrice des coopérations, de la communication et du mécénat.

Liens fonctionnels : secrétariats des directions fonctionnelles et des directions déléguées des établissements de la Direction Commune.
2. Etudes préparant au métier et diplômes
BTS Assistant de direction ;
BTS Assistant de gestion PME-PMI.
Une expérience dans la fonction publique serait un plus.
3. Spécificités du poste et conditions d'exercice
- Recrutement primaire en CDD renouvelable avec perspective de CDI.
- Disponibilité du poste : immédiate