Présentation de l’établissement
Luca Finance & Management School est un Centre de Formation d’Apprentis (CFA) spécialisé dans les formations supérieures en comptabilité, finance et gestion. Engagée dans l’excellence pédagogique et la réussite de ses apprentis, l’école développe un accompagnement sur-mesure auprès des étudiants et de ses entreprises partenaires. Dans ce cadre, nous recherchons un(e) gestionnaire administratif et scolarité pour renforcer notre équipe.
Missions principales
1. Gestion administrative des apprentis
* Créer et tenir à jour les dossiers administratifs des étudiants et entreprises.
* Enregistrer les données dans les outils internes (ERP / CRM) et plateformes externes (DECA, Extranet OPCO…).
* Rédiger et transmettre les documents administratifs : conventions, certificats, attestations, convocations…
2. Suivi de la scolarité
* Suivre l’assiduité, les absences et les retards des étudiants (collecte des feuilles d’émargement, relances, traitement des justificatifs).
* Mettre à jour les outils de suivi et transmettre les alertes aux tuteurs entreprise le cas échéant.
* Préparer les documents liés aux examens (convocations, relevés de notes, attestations…).
* Assurer une relation de proximité avec les étudiants pour les accompagner dans leurs démarches administratives et scolaires.
3. Gestion des contrats d’apprentissage
* Accompagner les entreprises et les étudiants dans la rédaction, la signature et le dépôt des contrats.
* Vérifier la conformité des pièces et suivre les délais réglementaires.
* Gérer les avenants (modifications de durée, changement d’entreprise…) et les ruptures de contrats.
4. Facturation et relation OPCO
* Émettre les factures de formation selon les échéanciers définis.
* Assurer le suivi des paiements et des relances OPCO.
* Gérer les réconciliations et les documents justificatifs demandés.
* Participer à la préparation des éléments comptables liés aux recettes de formation.
5. Reporting
* Participation à la préparation des audits (Qualiopi, DREETS…).
* Suivi et mise à jour des tableaux de bord CFA (taux de rupture, contrats signés, montants facturés…).
Profil recherché
* Formation Bac +2 minimum (BTS GPME, DUT GEA, ou équivalent)
* Expérience dans un CFA ou un établissement d’enseignement supérieur appréciée
* Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook) et des outils de gestion (CRM, ERP…)
* Connaissance des OPCO, du cadre réglementaire de l’apprentissage et de la facturation
* Qualités attendues : rigueur, autonomie, sens de l’organisation, capacité à gérer les priorités, bon relationnel avec étudiants, entreprises et partenaires
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