Description du poste
Secrétariat mutualisé des deux pôles
- Gestion du courrier : arrivées (distribution et classement sur le réseau) et départs (mise en forme courriers, envois)
- Gestion des parapheurs / mise en signature
- Gestion des réservations transports et hébergements, des ordres de mission et état de frais,
- Préparation des réunions : réservation de salle, organisation de la visio/audioconférence, tests informatiques, impression de documents, envoi des invitations, gestion des présents/absents, relances, envoi compte-rendu.
- Gestion des certificats de décès (traitement au fil de l'eau pour un envoi mensuel, envoi de documents vierges aux cabinets)
- Appui au contrôle sur pièce des transports sanitaires
- Tenue des tableaux de suivi des dossiers du pôle de l'animation de la transformation de l'offre
Assistant administratif auprès de l'unité « prévention et promotion de la santé environnementale :
1. Mission 1: Secrétariat de l'unité
2. Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
3. Assurer la gestion de la messagerie du service (suivi des courriels et archivage
4. Assurer la gestion du courrier « arrivée » et « départ »
5. Préparer les dossiers de réunions ainsi que les comptes rendus de l'unité santé environnementale
6. Préparation des conditions d'accueil pour les réunions avec des partenaires sur demande du responsable de l'unité
7. Réalisation d'envoi en nombre via l'application Si
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