Secrétaire de direction h/f

MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDDRémunérationselon grilleService d'affectationDIRECTION DES SOINS Présentation du service
L'HAD AP-HP, hôpital de l'Assistance Publique Hôpitaux de Paris, possède la particularité d'intervenir au domicile des patients, 24h/24 et 7 jours/7. Polyvalente et généraliste, elle couvre tous les âges de la vie, tous les modes de prises en charge, à l'exception de la psychiatrie.

L'HAD AP-HP prend en charge près de 950 patients en moyenne par jour, sur l'ensemble du Grand Paris, pour 8,5 millions d'habitants ; ce territoire d'intervention s'étend progressivement pour couvrir l'ensemble de l'Île de France. Les patients sont adressés à l'HAD-AP-HP par les hôpitaux de l'AP-HP, d'autres établissements hospitaliers, publics ou privés, par les médecins libéraux, les SSIAD, les EHPAD, les établissements pour personnes handicapées.

COMPOSITION DE L'EQUIPE DIRECTION DES SOINS (DSAP)

La Direction des soins de l'HAD comporte:

- 1 Coordinatrice Générale des Soins

- 1 Cadre supérieure de santé, adjointe à la coordinatrice générale des soins

- 1 Cadre supérieure de santé, référente RH, politique des stages et PUI

- 1 Cadre supérieure de santé, référente du pôle médico-social et des équipes transversales

- 1 Cadre de santé, équipe prévention du risque infectieux

- 1 Infirmière référente dossier patient

- 0,5 assistante de direction partagée avec la Direction des Ressources Humaines

COMPOSITION DE L'EQUIPE DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES (DRH)
- 1 Directrice des Ressources Humaines
- 1 Adjointe à la Directrice des RH
Vos missions
Missions générales:

- Assurer le secrétariat de la Direction des soins, des activités paramédicales et de la Direction des Ressources Humaines

- Gestion des appels téléphoniques

- Gestion des mails et des agendas

- Organiser les réunions: définir une date, convier les participants, réserver les salles, s'assurer de la disponibilité et de la fonctionnalité du matériel nécessaire

- Rédaction, saisie et diffusion des courriers, rapports, comptes rendus

- Traitement et circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques, suivi des dossiers

- Elaboration de tableaux de bord

Missions spécifiques:

-DSAP:

- Gestion administrative des stages des étudiants paramédicaux

o Planification des stages EIDE, AS en collaboration avec le cadre supérieur en charge de la gestion des stages

o Envoi des courriers et conventions relatifs aux stages

o Transmission des informations aux différentes unités de soins (cadres et tuteurs)

- Gestion de la Commission Locale des Soins Infirmiers de Rééducation et Médico-Technique:

o Planification des commissions

o Envoi des ordres du jour et des CR

o Organisation des élections

- Organisation des réunions de la DSAP

- Soutien en secrétariat de l'adjointe et des cadres supérieurs de santé de la DSAP

- Participation à la préparation des congrès, séminaires: soutien à la réalisation de posters, de présentations

- Participation à des réunions

-DRH:

- organisation des réunions de la Direction des Ressources Humaines: programmation, ordre du jour et compte-rendu

- organisation des déplacements de la DRH ou son adjointe et des RV individuels

- Médailles: procédures et organisation de la cérémonie

- Diffusion des informations de la DRH

- Participation aux recrutements pour les directions

- Procédures disciplinaires, contrôles des arrêts, contentieux

Missions complémentaires:

Continuité du secrétariat de la Direction Générale en période de congés ou d'absence.

Particularités du poste: discrétion professionnelle, confidentialité des informations individuelles

Profil recherché
- Sens relationnel, diplomatie
- Méthode, rigueur et sens de l'organisation
- Esprit d'équipe
- Discrétion et disponibilité
- Qualités rédactionnelles
- Respect de la confidentialité et de la déontologie
- Adaptabilité, polyvalence
- Capacité à faire du reporting
CONNAISANCES ASSOCIEES
- Outils bureautiques : Maitriser Word, Excel, Outlook et Power Point, Teams
- Usage de l'IA,
- Missions de secrétariat
- Connaître l'organisation et le fonctionnement interne de l'établissement
- Expérience de secrétariat de direction souhaitée
Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travail9h - 17h (coupure déjeuner : 30 minutes temps de travail, 30 minutes temps personnel)TélétravailOuiVos avantages à l'AP-HP
· Comité d'entreprise AGOSPAP

· Tickets Restaurants

Description de l'hôpitalL'établissement d'Hospitalisation à Domicile (HAD) est un hôpital public de l'AP-HP, en charge de près de 900 patients par jour, chez eux, auprès de leur famille et de leurs proches, principalement sur tout le territoire du Grand Paris. Plus grande structure publique d'hospitalisation à domicile en France, l'HAD possède une expertise spécifique dans le lien ville-hôpital et avec le secteur médico-social.Référence de l'offre2