L'académie d'Orléans Tours recherche pour un collège à Chécy, un(e) assistante de scolarité et un(e) assistante de gestion à 50 %, dès que possible jusqu'au 31 août 2026.
MISSIONS GENERALES
Son rattachement hiérarchique est l'Adjoint(e) Gestionnaire
L'assistant(e) du service gestion assure l'interface entre l'adjoint(e) gestionnaire et le public.
- Il ou elle rend compte quotidiennement à l'adjoint(e) gestionnaire de l'exercice de ses missions.
- Il ou elle relaie les consignes de l'adjoint(e) gestionnaire et partage les informations utiles aux collaborateurs.
- Il ou elle actualise, classe, archive les documents comptables, les dossiers et les fichiers clients et fournisseurs.
- Il ou elle assure le suivi des stocks de fournitures administratives et veille au bon fonctionnement des photocopieurs.
- Il ou elle effectue le suivi des contrats et conventions de l'établissement pour le compte de l'adjoint(e) gestionnaire. Il ou elle assure le suivi des demandes et des dossiers de bourses des élèves dans un tableau de bord, ainsi que le suivi des créances impayées.
- Il ou elle émet les factures pour le compte de l'établissement via la plate-forme CHORUS PRO, ainsi que les avis aux familles pour le règlement des frais scolaires.
- Il ou elle exerce les fonctions de mandataire du régisseur.
- Il ou elle suit le budget et la comptabilité budgétaire de l'établissement en lien avec l'adjoint(e) gestionnaire, et saisit les écritures comptables sous sa supervision.
- Il ou elle enregistre et suit les commandes et traite les litiges les plus simples.
ACTIVITES DU POSTE
- Ce poste très polyvalent donne l'occasion d'assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers (élèves, parents, personnels, fournisseurs)
- L'assistant(e) du service gestion participe au bon déroulement des opérations comptables (réception et liquidation des factures)
- Il ou elle assiste l'adjoint(e) gestionnaire dans la recherche les éventuelles erreurs et l'exploitation des données afin de permettre un pilotage optimal de l'établissement par l'ordonnateur
- Il ou elle gère les créances scolaires avec les logiciels GFE SIECLE et TURBOSELF : confection et remise des cartes magnétiques, suivi des passages, encaissement des créances et des versements commensaux, vérification des bordereaux d'encaissement et de constatation, envoi et relance des factures.
- En matière de recouvrement, il ou elle assure le suivi de l'envoi des courriers de relance et des avis aux familles, et effectue des relances téléphoniques
- Il ou elle supervise par des contrôles inopinés des passages au self, la bonne utilisation des cartes de demi-pension et du distributeur de plateaux
- En matière de gestion des bourses, il ou elle suit les relations avec l'autorité académique, la mise en place des campagnes, la réception des familles, la saisie et les vérifications
- Il ou elle saisit et confectionne les titres de recettes avec l'appui de l'adjoint(e) gestionnaire
COMPENTENCES ET QUALITES REQUISES
Esprit d'initiative, autonomie, rigueur, disponibilité, sens de la communication et de l'organisation et bonne écoute sont les qualités primordiales requises.
La capacité à gérer les conflits est nécessaire, pour éviter de laisser s'exprimer toute agressivité de la part des usagers pour certains sujets sensibles (relances de factures etc.)
Des notions de comptabilité publique et un intérêt pour les missions de l'éducation nationale seraient des atouts pour le poste.
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