Secrétaire de direction - spsp

Join to apply for the Secrétaire de direction - SPSP role at Protection judiciaire de la jeunesse – Auvergne-Rhône Alpes

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Vos missions en quelques mots

Le secrétariat de direction du SPSP est composé de deux agents qui exercent le secrétariat au profit de l’état-major du service dont le chef de service et l’adjointe au chef de service, et les chef(fe)s de département.

À ce titre, il participe à l’optimisation du temps de travail de l’équipe de direction en organisant la gestion des réunions, des agendas, des comptes rendus d’activités et des déplacements des cadres. Il contribue à l’accessibilité et à la circulation de l’information au sein du service en déterminant le choix du circuit de diffusion le plus approprié.

En collaboration avec l’autre secrétaire, vos missions seront les suivantes:


* l’accueil physique et téléphonique,
* le traitement du courrier selon le processus établi,
* la réservation des salles de réunion et des prestations annexes,
* la mise en forme des documents et à la veille à la préparation des dossiers,
* l’organisation logistique des séminaires et autres événements,
* la gestion des déplacements sur l’applicatif dédié,
* l’accueil des nouveaux agents (intégration, matériels, badges…),
* les demandes d’interventions techniques,
* les commandes et gestion des fournitures de bureau,
* la participation à la rédaction de comptes rendus de réunions et d’activités

Plus globalement, vous êtes le ou la garant(e) du bon fonctionnement du service, la liste de ces missions n’étant pas exhaustive et pouvant évoluer au gré du temps et des nécessités.

Ponctuellement, vous pouvez être amené(e) à assister la responsable RH de proximité dans l’exercice de ses missions

Profil recherché

Connaissances

Bonne maîtrise des outils bureautiques et informatique (Pack office..)

Connaissance de l’organisation du ministère de la justice

Connaissance de l’environnement administratif

Savoir-faire

Capacité à gérer les priorités et les urgences

Sens de l’organisation et méthodes (maîtrise des délais/ respect des procédures)

Capacité d’initiative

Qualité rédactionnelle

Savoir-être

Qualités relationnelles, écoute

Grande discrétion professionnelle

Polyvalence et réactivité

Goût pour le travail en binôme

Bonne présentation

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Une expérience similaire serait appréciée.

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Personnes à contacter

* Jean-Yves BOSSON, chef de service
* Agnès BEGUE, adjointe au chef de service

Le service du pilotage et du soutien de proximité pilote les ressources relevant du programme « conduite et pilotage de la politique de la justice », élabore et met en œuvre des outils d’évaluation et de suivi de la performance des prestations fournies aux directions et services du ministère, coordonne la protection des personnes, des biens et la continuité des activités des services de l’administration centrale et assure leur soutien.Il coordonne l'élaboration et la gestion des engagements d'objectifs et de performance des services et des délégations interrégionales du secrétariat général et en assure le contrôle de gestion.Il met en œuvre la programmation et le suivi budgétaire du programme. Il assure la gestion prévisionnelle des emplois. Il est responsable de la masse salariale associée. Il en suit l'exécution et la gestion.Il élabore et met en œuvre les procédures et moyens destinés à améliorer les conditions et l'environnement de travail des agents de l'administration centrale du ministère.Il comprend le département de l’exploitation immobilière et du développement durable, le département défense, sûreté et sécurité, le département de la qualité et du pilotage, le département du pilotage des emplois et des crédits de personnels et le département du pilotage des ressources financières et immobilières.Composition et effectifs du service90 agentsVotre hiérarchieLe chef de service et l’adjointe au chef de serviceVos interlocuteurs métiersSecrétariat des différents services du secrétariat généralResponsable RH de proximité


CDD - Office Manager (H/F/X) - Novembre 2024


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Paris, Île-de-France, France 14 hours ago


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