Assistant.e de direction

Informations générales

La Direction de Quartier Sud Est permet de développer des démarches de démocratie participative et d'appui aux initiatives des quartiers Sud Est. Elle assure aussi une présence de proximité et participe à la réactivité des services municipaux. Son but est de veiller à la cohérence des projets et politiques menées à l'échelle du quartier pour répondre au mieux aux besoins des habitants.

Nous cherchons le ou la prochain.e assistant.e de direction pour cette Direction de Quartier.

Missions

1. Assistance administrative : vous rédigez, relisez et mettez en page des courriers, des mails, comptes rendus, Powerpoint ou autres documents (affiches, flyers …). Aussi, vous faites le lien entre les bons interlocuteurs concernant les différents sujets rencontrés et assurez la gestion de la boîte mail du service. Vous êtes force de proposition pour créer et réaliser des tableaux de suivis et des protocoles (EXCEL) en lien avec les demandes et besoins des agents du service. Aussi, vous tutorez les services civiques et agents en reconversion professionnelle.
2. Accueil : Si agent.e accueil absent.e, vous accueillez les usagers, habitants, associations, partenaires, etc. Aussi, vous êtes à l'aise en informatique et savez gérer l'enregistrement, création des dossiers et signalements GNI / Rennes Cité Zen en lien avec le
service relations citoyens (SRC) et le collègue technicien de quartiers. Vous mettez notamment à jour les contacts (Eudonet) et fichiers partenaires, élus, habitants, commerçants. Vous gérez l'agenda du directeur et savez gérer les urgences et priorités.
3. Suivi des projets et activités : dans le cadre de l'organisation d'une réunion, vous réservez les créneaux agenda, les salles, les plateaux repas et prenez les notes lors des réunions, incluant le partage des ordres du jour et compte rendu en concertation avec le chef de service. Vous organisez donc les conseils/assemblées de quartier/réunions de concertations. Aussi, un travail de suivi budgétaire est attendu : vous réceptionnez et contrôlez les factures et suivez les enveloppes quartiers. Un travail ponctuel d'aide à l’agent d’animation locale à la création d'outils de communication pour les associations du quartier peut être demandé.

Profils recherchés

4. Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
5. Connaissance des collectivités et en particulier de la Ville de Rennes et Rennes Métropole
6. Capacité d'adaptation à une grande diversité de tâches et d'interlocuteurs
7. Capacité d'écoute et d'accueil
8. Sens de l'organisation, rigueur
9. Expérience souhaitée avec public en difficultés et / ou fragilité

Participation ponctuelle à des réunions en fin de journée

Aide à l'installation / désinstallation sur des temps forts, réunions

Condition de recrutement externe

Vous êtes titulaire de la fonction publique ? Ce poste est ouvert aux candidatures des agents titulaires du cadre d'emplois des Adjoints administratif par voie de mutation, aux lauréats du concours correspondant ainsi qu'aux agents titulaires des cadres d'emplois équivalents par voie de détachement.

Vous n'êtes pas fonctionnaire et n'avez pas de concours de la fonction publique ? Vous pouvez tout de même candidater pour ce poste et devenir fonctionnaire territorial après une année en poste (les candidatures de fonctionnaires restant prioritaires). Par ailleurs, nos collectivités sont handi-accueillantes : des dispositions favorisant l'accès à l'emploi public des personnes concernées y sont mises en œuvre.