Assistant / assistante de direction (h/f)

MISSIONS GENERALES DU POSTE

- Assister le directeur dans toutes les formalités administratives qui lui incombent.
- Préparer les éléments pour répondre aux appels d'offres et appels à projets.
- Préparer les éléments pour le renouvellement des conventionnements
- Organiser une veille sur les publications des appels d'offre.
- Suivre un agenda des renouvellements de contrats, conventions.
- Auditer, contrôler et suivre les facturations.
- Mener des analyses sur les consommations, achats, ventes, clients, fournisseurs.
- Suivre les révisions de loyers et des tarifs (suivi des indices).
- Préparer les éléments de communication et les mettre à jour (site internet, flyers, cartes,
réseaux sociaux, annuaires professionnels.)
- Organiser les participations aux salons, portes ouvertes, visites.
- Assister la responsable administrative et financière en cas de besoin.
- Formaliser par écrits toutes nos procédures et modes opératoires et organiser le dossier
commun sur le serveur.
- Être référent-e informatique en lien avec le prestataire.
- et toute autre tâche qui aiderait le directeur dans sa mission.

COMPETENCES REQUISES D'ORDRE GENERAL

Capacités techniques :

Avoir de solides connaissances en bureautique
Avoir des connaissances en outils de communication,
Avoir des connaissances en comptabilité, en facturation,
Capacités de gestion organisationnelle :
Mettre en place des procédures,
Avoir un sens poussé de l'organisation et de la gestion de dossiers administratifs.
Planifier des tâches, des actions, et savoir quantifier le temps à y consacrer.
Capacités de communication, d'adaptation relationnelle et contextuelle :
Partager des idées et des points de vue,
Se montrer diplomate,
Etre force de proposition et d'amélioration,
Savoir rédiger des rapports, des comptes-rendus et les transmettre,

COMPETENCES COMPLEMENTAIRES
Etre titulaire du permis de conduire de catégorie B (nécessité de déplacements
occasionnels pour des réunions et/ou formations).
QUALITES PROFESSIONNELLES REQUISES
Savoir faire preuve de discrétion et de confidentialité,
Avoir le sens de l'organisation et des priorités, méthode, rigueur,
Savoir faire preuve de retenue face aux situations,
Savoir faire preuve d'autonomie, de prise d'initiatives, et d'adaptabilité,
Avoir le sens de l'écoute, qualité relationnelle.

FORMATION et EXPERIENCE PROFESSIONNELLE
Diplôme de niveau III (de type BTS assistant de gestion PME PMI ou équivalent).
Et expérience professionnelle minimale de 2 années (ou 5 ans minimum en l'absence
d'un diplôme de niveau III)

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE - RATTACHEMENT TRANSVERSE
L'assistant de direction en chantier d'insertion professionnelle est directement
rattaché au Directeur Général.