Les attributions confiées doivent permettre d’assister les avocats et juristes du cabinet et de faciliter leur travail au quotidien dans toutes les activités du cabinet et aussi de permettre la croissance et la notoriété du cabinet, ce compris dans les activités accessoires qui peuvent y être développées.
Dans le cadre de sa fonction, la secrétaire sera notamment chargée:
Assistanat administratif :
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques, prendre et transmettre les messages à qui de droit
- Gérer les agendas des rendez-vous
- Dactylographier des notes diverses
- Rédiger des courriers, courriels, télécopies, et gérer leur expédition en s’assurant de leur bonne réception
- Prendre et saisir des comptes rendus
- Organiser des déplacements (réservations hôtels, billets de transport, etc.)
- Accueillir les clients, fournisseurs, etc. en leur offrant toutes les commodités usuelles (café, etc.)
- Gérer l’archivage, le classement, la numérisation et la destruction des documents
- Créer des dossiers (informatique et papier)
- Assurer avec une certaine autonomie la gestion des fournisseurs (sollicitation, contrats, suivi du règlement des factures
- Effectuer des travaux basiques de comptabilités, suivre l’encaissement des factures et des éventuelles relances ou procédures de recouvrement à engager
- Etablir les notes de frais
- Assurer avec une certaine autonomie la relation contractuelle établie avec les clients du cabinet (conventions d’honoraires, lettres de mission, barèmes de frais, facturation, etc...)
- Assurer sous instructions la gestion des organismes sociaux et institutionnels (impôts, caisse de retraite, ordre, etc.)
- Superviser le personnel support et administratif
- Organiser les évènements du cabinet (petit-déjeuner clients, invitation des clients, etc.),
- Veiller à une bonne représentation du cabinet à l’extérieur
- Aider les collaborateurs dans l’usage des outils informatiques
- Effectuer la tenue de tableaux de bords
- Veiller à l’achat des fournitures
Assistanat juridique:
- Enautonomie, assurer la phase de mise en état des affaires (constitution, enrôlement, bordereau de communication, compte-rendu clients/confrères)
- Mandatement des commissaires de justice
- Rédiger les courriers d’usage
- Assurer la veille de sociétés (Bodacc)
la gestion du compte du Cabinet et des sous-comptes par affaire
- A partir des indications des avocats assurer une veille documentaire des textes et de la jurisprudence
- Préparer les dossiers en rassemblant les documents nécessaires aux procédures
- Rédiger des notes de synthèse, de projets d’assignation, de conclusions ou de tout acte juridique
- Préparer les dossiers de plaidoiries
- Numéroter les pièces
- Assurer des démarches auprès d’administrations, juridictions, greffes, etc...
Communication :
- Etre un véritable lien de communication entre les différents membres du Cabinet
- Participer à la communication externe via la mise à jour du site internet et l’animation des réseaux sociaux du cabinet
- Rédiger et mettre en forme des articles pour le site internet et les réseaux sociaux
- Aider les collaborateurs dans l'usage des outils informatiques
Pour les rendez-vous, il s’agira également de s’assurer de la disponibilité des moyens matériels ainsi que de la remise en état, ceci pouvant conduire occasionnellement à des menues tâches de nettoyage.
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