Chargé/e d'accueil

À propos de nous L'université Polytechnique Hauts-de-France accueille près de 13 000 étudiants et favorise la fertilisation croisée entre les sciences, les technologies, les humanités et propose des cursus pluridisciplinaires. Aujourd’hui, l’établissement propose plus de 160 formations réparties au sein de trois établissements composants : - l’Institut National des Sciences Appliquées Hauts-de-France (INSA HdF) - l’Institut Universitaire de Technologie (IUT) - l’Institut Sociétés et Humanités (ISH) - l'Institut des Transversalités, du Sport et de la Santé (IT2S) La recherche à l’Université Polytechnique Hauts-de-France se déploie sur 5 campus (Mont Houy, les Tertiales, Cambrai, Maubeuge, Arenberg) et se développe au sein de 8 laboratoires. Mission Au sein du Pôle Formation et Vie Etudiante, le/la Chargé/e d’accueil est responsable de l’accueil central de l’Université et de l’animation du réseau d’agents chargés de l’accueil (situés dans d’autres bâtiments y compris sur d’autres campus que le Mont Houy). Mission principale: Il doit accueillir tous les publics en présentiel et via le standard téléphonique, donner une information de qualité, orienter les usagers (principalement des jeunes adultes) après analyse de leur besoin. Le chargé d’accueil est souvent le premier contact de l’étudiant avec l’université, il représente l’image de l’établissement auprès des usagers. En complément, la gestion de plusieurs dossiers administratifs relatifs à divers services de la MSE est à assurer. Missions ou activités spécifiques liées au poste: Accueil physique et téléphonique des usagers: - Être le garant d’un accueil de qualité dans le cadre de Service Public: accueillir avec sourire et amabilité - Filtrer l’entrée des visiteurs et les appels téléphoniques - Mettre en relation les correspondants - Réagir avec pertinence aux situations d'urgence: situations de stress, tensions - S'adapter aux publics de différentes nationalités et de cultures différentes, avoir des bases en anglais - Réguler l'entrée des visiteurs, groupes - Faire respecter et faire appliquer les règles sanitaires et consignes de sécurité Information, renseignement du public: - Renseigner l’usager, donner au moins une réponse de 1er niveau sur des problématiques (logement universitaire, restauration…) voire pointue sur la scolarité - Présenter des documents d'information et de communication - Gérer le planning de réservation des salles - Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de l’université Animer le réseau des agents d’accueil: Les différents accueils en composantes de formation ont les mêmes objectifs et contraintes, une coordination et l’échange d’informations (évènements sur les campus, calendriers des formations…) est nécessaire, le chargé d’accueil devra animer ce réseau (une dizaine d’agents concernés) Orientation du public: - Orienter vers le bon interlocuteur, le bon service ou la composante - Guider géographiquement Gestion de l’information et de la documentation: - Vérifier la mise à jour des outils d’information (plaquettes, livrets, affichage MSE…) - Mettre en place un partage d’informations avec les autres sites -Rendre compte Gestion administrative: - Participer activement à la chaîne d’inscription (juin à octobre), utilisation de l’outil Pégase - Gérer les demandes d’intervention relatives à l’aménagement de la Maison des Services à l’Etudiant et les livraisons - Gérer les remises de tickets de la billetterie étudiante - Traiter les demandes simples des étudiants (réédition de carte d’étudiant, édition de certificat de scolarité…) - Tenir le registre hygiène et Sécurité - Suivre les contrats des étudiants vacataires - Suivre le prêt de PC - Prise en charge de dossiers administratifs Poste ouvert au personnel titulaire et contractuel: CDD d'1 an renouvelable Personnel titulaire, IFSE catégorie C, Groupe 1( 350 €) Profil Compétences et connaissances requises: Organisation du système universitaire Connaître l’organisation et l’activité des services, des composantes de formation et de recherches Maîtrise des outils bureautiques Qualités d’expressions orale et écrite Adapter son comportement Techniques d'accueil, règles de communication Techniques de communication téléphonique Anglais (lu, parlé) Compétences comportementales : Qualités relationnelles Être curieux Disponible, rigoureux Rendre service au public Sens de l’écoute Capacité à travailler en équipe et en réseau