Assistant de gestion administrative

MISSION

Au sein de la direction de la petite enfance, l’assistant de gestion administrative a en charge une partie des tâches administratives de la direction. A ce titre, il prépare les dossiers de la CAMA (Commission d’attribution aux modes d’accueil), assure l’accueil des familles et assiste le directeur petite enfance dans le suivi des effectifs du personnel communal. Il assure des fonctions administratives liées aux activités quotidiennes et ponctuelles de la direction.

ACTIVITÉS

Gérer les demandes dans le cadre des Pré-Cama et de la Cama
- Traiter les demandes d’inscription à la réunion d’information
- Traiter les demandes de pré-inscription en crèche (vérifie la complétude des dossiers, relance des familles au besoin par différents moyens, valide les dossiers à jour)
- Gérer les dossiers de pré-inscription (mise à jour, gestion de la liste d’attente, de la liste des occasionnels…)
- Préparer la pré-cama (3 réunions/an) et la Commission d’Admission aux modes d’accueil (1 réunion /an) : convocation, organisation matérielle, élaboration des documents nécessaires aux différentes instances, participation à la tenue des instances, réalisation de retours aux participants
- Assister la directrice petite enfance dans l’intégralité du déroulement de la pré-Cama et la CAMA (attribution – réattribution)
- Veiller continuellement à l’attribution de places vacantes
- Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou de priorité
- Suivre les dossiers familles (mises à jour, classement…)
- Rédiger les courriers aux familles (attribution, relance pour mise à jour…)
- Veiller à l’adaptation du logiciel « OPUS V5 » aux besoins et évolutions de l’activité

Assurer l’accueil physique et téléphonique des familles
- Participer à l’information des familles sur les modes d’accueil proposés par la ville
- Organiser et animer les réunions d’informations collectives en collaboration avec le RPE et au besoin avec le responsable administratif et financier
- Conseiller les usagers sur les procédures
- Réaliser les entretiens des pré-inscriptions qui ne peuvent se faire dans le cadre de la dématérialisation
- Répondre aux demandes des familles quel que soit le canal utilisé (messagerie, logiciel familles…)

Suivre les moyens des Ressources Humaines de la Direction Petite Enfance
- Assurer le suivi quotidien des effectifs du personnel dans les crèches et les PMI
- Être l’interlocuteur de la DRH pour la gestion des absences ou tout autre besoin du personnel
- Procéder au suivi des demandes de stage ou de contrat en alternance et des demandes de formations
- Organiser les journées pédagogiques

Gérer le fonctionnement administratif du quotidien et des évènements ponctuels de la Direction
- Suivre, tenir informé des évènements au sein de la Direction Petite Enfance (différentes festivités, actions diverses dans les crèches et les PMI…) et anticiper les besoins notamment en termes de communication
- Collaborer avec le responsable administratif et financier ainsi qu’avec le gestionnaire budgétaire à la gestion quotidienne (gestion du courrier, commandes…)
- Prendre des notes et mettre en forme tout type de courriers
- Réaliser la saisie de documents de forme et contenu divers
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers

Assurer la continuité du service administratif en l’absence des deux responsables