Assistante de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle Descriptif de l'emploi assurer le secrétariat du Maire, le suivi d’agenda et de représentations des Elus. Assurer le secrétariat de la Directrice du Cabinet, les tâches d’assistance, la gestion des appels, des invitations et audiences, des boites mails du Cabinet Missions / conditions d'exercice -Effectuer le suivi de l’agenda du Maire et de la représentation de la Ville dans les différentes instances
-En lien avec un agent du service, assurer le suivi de l’événementiel piloté par le Cabinet du Maire : inaugurations, dénominations d'équipement, cérémonies de signature, visites cérémonies des vœux au Maire et au personnel (établissements listings invités, envoi invitations, protocole et suivi réceptions en suppléance de l’assistante qui en a la charge)
-Assurer l’accueil physique et téléphonique du Cabinet du Maire
-Enregistrer et traiter les demandes d’audiences du Maire
-Réaliser divers travaux de secrétariat pour le Maire et la Directrice de Cabinet
-Gérer les cartes de vœux (suivi listing, mise sous plis, réponses) Profils recherchés -Bonne expression écrite et orale
-Bonne connaissance de la structure et de son environnement institutionnel
-Maîtrise des logiciels Word/Open Office et tableurs Excel
-Discrétion et réserve
-Sens du service public
-Rigueur, réserve et discrétion professionnelle
-Aptitude à réagir avec à-propos à des situations très diverses notamment en matière d’accueil du public