Assistante de direction / assistante travaux h/f #ade12393

1. Gestion administrative et technique des chantiers
• Constitution, mise à jour et suivi des dossiers travaux.
• Interface quotidienne avec les Chargés d'Affaires, conducteurs de travaux et équipes terrain.
• Rédaction et mise en forme des documents : courriers, comptes rendus, comptes prorata, avenants, DOE…
• Organisation logistique : demandes d'accès, DICT, réservations, suivi des sous-traitants (documents légaux, assurances, PPSPS).2. Appels d'offres – Marchés publics & privés
• Analyse des pièces écrites et administratives (CCTP, CCAP, RC…).
• Préparation et montage complet des dossiers de candidature et d'offre.
• Gestion des plateformes dématérialisées de marchés publics (téléchargement, dépôt, suivi des questions/réponses).
• Suivi des délais, conformité documentaire et envoi dans les temps impartis.3. Facturation et suivi financier
• Élaboration et saisie des situations de travaux (clients publics et privés).
• Suivi des factures fournisseurs, contrôle et rapprochement.
• Émission des avoirs, relances internes, mise à jour des tableaux de suivis financiers.
• Aide à la préparation des éléments pour la comptabilité.4. Recouvrement
• Relances clients pour les soldes de chantiers.
• Suivi des règlements, gestion des litiges administratifs (PV de réception, pénalités, retenues de garantie…).
• Mise à jour régulière des états de recouvrement pour la direction.5. Relations internes & externes
• Accueil et communication avec les clients, architectes, maîtres d'œuvre, collectivités, fournisseurs et sous‑traitants.
• Transmission des documents et informations nécessaires à la bonne marche des chantiers.
• Participation à la coordination et au reporting du service travaux.

Profil :

• Compétences requises
• Compétences techniques
• Expérience indispensable dans le secteur du BTP (travaux, chantiers, marchés publics).
• Connaissance des documents techniques et administratifs du bâtiment et/ou génie civil.
• Maîtrise du pack Office et aisance avec les plateformes de marchés publics.
• Connaissances en facturation travaux et bases de comptabilité souhaitées.
• Compétences relationnelles et organisationnelles
• Excellent rédactionnel.
• Très bon relationnel, sens du service.
• Rigueur, autonomie, organisation et gestion des priorités.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle.
• Bac+2 (gestion, assistanat, BTP, administration).
• 2 à 5 ans d'expérience minimum dans une fonction similaire au sein d'une entreprise du BTP.
• Connaissance des procédures d'appels d'offres, idéalement en marchés publics.
• Goût pour le travail d'équipe et la coordination.

Savoir-faire demandés :

• Gérer des systèmes bureautiques
• Communiquer avec des cadres
• Communiquer avec des clients

Savoir-être demandés :

• Adaptabilité
• Coopérant
• Efficace
• Esprit d'équipe