Référence CSP: O069240/430000527
La ville de La Mulatière (6700 habitants) recherche un agent d'accueil/Etat civil.
Sous la responsabilité de la Directrice du service des affaires générales et au sein d'une équipe composée de 3 agents, vous assurerez l'accueil physique et téléphonique du public,
l'accueil physique et téléphonique plus spécifique du public CCAS,
et une polyvalence avec les autres agents du service, notamment l'état-civil
* Accueil et renseignement du public.
- Réaliser un accueil physique de qualité des usagers.
- Orienter les usagers vers les services compétents.
- S'assurer par un appel téléphonique que la personne concernée est en mesure de recevoir un usager.
- Dans le cas contraire prendre les noms, les coordonnées et l'objet et les envoyer par mail (ou par fiche message) à la personne concernée.
- Distribuer aux usagers des documents divers (plan de la commune, des TCL, de l'Info Confluent, des sacs pour chiens, des imprimés divers...).
- Accueillir et renseigner les nouveaux arrivants
- Les inscrire sur le tableau de suivi et leurs fournir le livret d'accueil.
- Gestion de la vente des livres.
- Tenir à jour la documentation sur les présentoirs, organiser, trier, jeter.
- Délivrer et assurer le suivi des cartes de stationnements en lien avec la police municipale
- Transmission des attestations d'accueil à la police municipale
- Renseignement divers et variés
* Accueil téléphonique
- Réaliser un accueil téléphonique de qualité
- Filtrer et ou réorienter les appels
- Prendre les messages reformuler et transmettre aux service concernés.
- Donner les renseignements « simples »
* Accueil physique et téléphonique du public CCAS
- Analyser les demandes, répondre, ou réorienter vers la personne concernée
- Réceptionner les compléments de dossier CCAS
- Enregistrer et remettre les courriers aux personnes domiciliées au CCAS et mettre à jour le tableau
- Mettre à jour le tableau des statistiques de RDV CCAS
* Réception et gestion des courriers et des informations écrites.
- Réceptionner le courrier du matin et transmettre à l'agent de poste le courrier au départ.
- Dépouiller, les courriers et documentations à leur arrivée.
- Accueillir les livreurs prévenir le service technique qui réceptionne les colis.
- Enregistrer les courriers sur le logiciel « chloé »
- Trier et tenir à disposition les courriers du matin pour les différents services (pochettes à transmettre au DG)
- Enregistrer les courriers au départ.
- Les affranchir.
* Missions relatives à l'état civil.
- Légalisations de signatures
- Copies conformes pour l'étranger
- Délivrances des actes d'état-civil (au guichet/ par mail/via COMEDEC)
- Gestion de la boite mail état-civil ponctuellement
- Recensement militaire
- Mise à jour des registres (apposition de mentions)
* Actualiser les procédures du service.
* Réaliser une permanence sur RDV le samedi matin par roulement avec les collègues.
Experience: Expérience exigée de 2 An(s)
Communes
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