Vous serez rattaché / e au directeur que vous assistez afin d'optimiser la gestion de l'activité (gestion de planning, organisation des déplacements, communication, préparation des réunions, accueil)
Vos activités seront principalement de :
* Traiter directement des dossiers spécifiques du domaine professionnel de la direction voire concernant plusieurs domaines ;
* Suivre les budgets et ressources confiés par le Directeur ;
* Effectuer les commandes utiles au bon fonctionnement des équipes ;
* Accueillir et former en tant que tuteur les nouveaux arrivants dans l'équipe ;
* Organiser et préparer des réunions, des événements clés pour l'entreprise impliquant des interlocuteurs internes et externe au-delà du périmètre de sa direction ;
* Concevoir et administrer les sites internes (sharepoint…) ;
* Relire et mettre en valeur les documents confiés par le directeur, proposer des contenus et des présentations en fonction des messages à diffuser ;
* Traduire des documents ;
* Tenir à jour le planning du directeur ;
* Coordonner la gestion de la logistique (accueil nouveaux arrivants, déménagements, incidents de fonctionnement, réservation de salles / restaurant…) et des moyens matériels de la direction ;
* Assurer l'accueil physique des visiteurs, le filtrage téléphonique et l'orientation des interlocuteurs ;
* Assurer la gestion du courrier et son analyse ainsi que la circulation des documents aux interlocuteurs concernés ;
* Assister les collaborateurs dans l'établissement des ordres de missions en particulier pour les déplacements complexes ;
* Valider par délégation les ordres de missions et notes de frais en interaction avec le Directeur
* Proposer des améliorations (emploi du temps, pratiques…).
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#J-18808-Ljbffr
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