Assistant.e de direction

Placé·e sous la responsabilité directe de la chargée d’appui au pilotage opérationnel, l’assistant·e de direction contribue de manière polyvalente et autonome à la gestion administrative et financière du cabinet. Son rôle soutient à la fois l’action de l’administrateur général et participe au fonctionnement quotidien de son équipe.

Au cœur du dispositif, l’agent travaille en lien étroit et régulier avec l’administrateur général, son cabinet, ainsi qu’avec un large réseau d’interlocuteurs internes et externes de haut niveau, y compris leurs assistant·es. Il/elle assure également une continuité de service en l’absence de la chargée d’appui au pilotage opérationnel.

Ce poste offre un environnement stimulant, exigeant et très dynamique : les situations évoluent rapidement, les interactions sont nombreuses et variées, et les délais parfois serrés, en cohérence avec le caractère stratégique des activités du cabinet. Il requiert donc réactivité, sens de l’organisation, et une forte capacité d’adaptation. En retour, il permet d’occuper une position privilégiée au sein d’un établissement d’enseignement supérieur et de recherche, au plus près de la prise de décision.



Appui administratif à l’administrateur général

* Organisation de réunions avec des interlocuteurs de haut niveau, internes ou externes : coordination avec les VP, composantes et directions concernées, contextualisation des échanges, gestion des échéances.

* Gestion d’un agenda complexe et en évolution permanente (niveau présidence).

* Préparation et organisation des déplacements de l’administrateur général :

o Compilation des documents préparatoires et informations utiles aux réunions menées lors des déplacements.

o Gestion administrative et financière : établissement des ordres de mission, réservations (hôtels, transports), suivi et traitement des états liquidatifs.

* Organisation de certaines instances ou réunions récurrentes (ex. Bureaux du Groupe INP) : préparation, prise de notes, suivi des échéances et des dossiers, élaboration des ordres du jour à venir.

* Gestion et suivi des représentations de l’administrateur général au sein d’instances internes et externes : identification de remplaçants si nécessaire, transmission des informations clés, recueil des positions ou votes à porter, veille sur les échéances.



Appui au fonctionnement du cabinet

* En cas d'absence de la chargée d’appui au pilotage opérationnel : coordination et contribution à la réalisation des activités opérationnelles du cabinet, incluant l'analyse et traitement des sollicitations arrivant sur la boîte mail institutionnelle de la présidence.

* Contribution à la bonne circulation de l’information : communication claire et efficace avec les composantes, services internes et partenaires externes ; information et accompagnement des interlocuteurs dans leurs démarches.

* Appui à la gestion de la boîte mail institutionnelle de la présidence : traitement coordonné des questions, orientation vers les bons interlocuteurs, suivi des échéances, classement — dans le périmètre de l’agent et en situation de continuité de service.

* Rédaction de documents administratifs et de supports de présentation.

* Proposition et conception de processus administratifs et/ou de documents destinés à fluidifier le fonctionnement du service.

* Participation à la constitution et à la mise à jour de bases de données, notamment les fichiers de contacts.

* Alimentation et structuration de la documentation numérique partagée du service.

* Soutien logistique aux activités du cabinet.


À terme : probable appui financier et administratif complémentaire (ces activités seront assurées par un renfort d’un an avant transfert progressif)

* Exécution du budget géré par le cabinet (environ 700 k€), incluant notamment :

o Suivi et traitement des dépenses (traiteurs, achats divers).

* Suivi des dépenses de l’administrateur général.

* Gestion du courrier entrant et sortant : enregistrement, attribution, classement, mise en page, envoi.